Microsoft rattrape son retard sur Google Avec Office 365

Il y a 5 ans, en décembre 2007, je concluais les travaux de l’étude stratégique sur l’avenir de la messagerie, bureautique et collaboration menée pour le groupe Valeo, en démontrant que seul Google possédait la vision correcte du domaine et de l’évolution des usages pour les années à venir avec son tout jeune produit Google Apps. Valeo l’adopta quelques mois plus tard, et Google a depuis mené sa barque avec le succès que l’on sait, et est devenu un acteur incontournable du domaine.

Microsoft entre temps, dont la vision en 2007 restait ancrée dans son glorieux passé du poste de travail comme client roi, et d’une collaboration centrée sur la messagerie, a bien entendu initié sa transformation, tellement l’évolution de l’univers des technologies depuis 2007 a donné raison à cette vision que je décrivais à l’époque, et à travers laquelle Google a montré avec brio la marche à suivre.

Le 27 février 2013, Microsoft a officialisé le lancement de la nouvelle version d’Office 365, la réponse la plus aboutie à ce jour face à Google Apps. Conjointement aux sorties de Windows 8, de ses tablettes surface, et de ses windows phone, c’est en fait à la convergence de plusieurs années de travail acharné par les équipes de Microsoft que nous assistons, et cela avec grand succès, car le nouvel écosystème que nous voyons émerger est des plus attractifs et solide.

Avec la disponibilité également de la suite Office en location, c’est tout le business model de Microsoft qui bascule vers le cloud et le SaaS. C’est donc une révolution majeure de l’éditeur historique à laquelle nous assistons, tout comme il avait sû en 1995, en quelques mois, prendre le virage de l’internet et laisser tomber sa vision propriétaire d’un réseau mondial, pourtant âprement défendu pendant des années.

Les atouts d’Office 365

Office 365 possède à ce jour la même couverture fonctionnelle que Google Apps, il ne lui manque plus rien : messagerie, agenda, chat, bureautique collaborative, gestion de fichiers en ligne, gestion de sites intranet/extranet, réseau social, communication audio/vidéo, archivage légal, etc…

Google Apps conserve une avance importante dans la bureautique collaborative en ligne (les Google Docs), mais impose pour cela aux utilisateurs de ne plus utiliser la suite MS Office. Autant les utilisateurs avancés ayant compris la réelle efficacité à tirer d’une telle solution collaborative adoptent avec facilité et bénéfice les Google Docs, autant faut-il reconnaître après cinq années de déploiement de Google Apps auprès de dizaines de milliers d’utilisateurs que la majorité des utilisateurs et des organisations ne franchissent pas le saut, et continuent malgré tout à utiliser majoritairement Word, Excel et PowerPoint, et à collaborer par messagerie, c’est à dire ne pas réellement collaborer en fait, mais s’envoyer les documents à réviser…

Pour les spécialistes comme nous c’est une hérésie, mais c’est la réalité du terrain, qui vient confirmer aujourd’hui le fossé qui se creuse entre ceux qui ont réellement adopté les nouveaux usages collaboratifs et la grande masse des utilisateurs qui sont encore très loin de cette potentielle adoption.

Du coup, maintenant qu’Office 365 a la même couverture fonctionnelle que Google Apps, cette difficulté à adopter ces usages collaboratifs devient paradoxalement l’atout majeur de Microsoft. Car l’expérience utilisateur de Microsoft dans Office 365 consiste à continuer à utiliser ses mêmes outils, Outlook et la suite bureautique Office, tout en bénéficiant des avantages du cloud, ainsi que des versions webifiées de ces mêmes services, qui deviennent largement utilisables pour un utilisateur novice. Microsoft ayant de plus fait un énorme effort en passant tous ses services en HTML5 (donc tournant sous n’importe quel navigateur), et les webapps étant devenues suffisamment sophistiquées pour être utilisables en mode web, Office 365 est la première version utilisable 100% en web, ce qui pour nous à Kimind est un facteur déterminant pour qualifier un produit.

Finalement la force de Microsoft est là, et j’avais toujours pris l’habitude depuis des années dans mes conférences de bien préciser que Google était le leader incontesté de cette nouvelle génération de services, celle du futur, mais qu’il était également tout aussi évident que Microsoft, et d’autres sûrement, finiraient par sortir leurs propres solutions, l’histoire ayant montré la capacité de ces acteurs, Microsoft le premier, a réagir aux changements du marché.

Avec Windows 8, Microsoft a aussi apporté une nouvelle interface utilisateur très agréable à utiliser, sachant innover en la matière,  et surtout totalement cohérente d’un environnement à l’autre, que ce soit le mobile, les tablettes, le PC ou le web. C’est quelque chose qui va être apprécié par les utilisateurs, c’est aussi une certaine faiblesse de Google, qui depuis cinq ans, malgré les très nombreuses remontées de ses utilisateurs, a beaucoup tardé à avoir des interfaces utilisateurs cohérentes, et n’en est pas encore tout à fait doté.

Du point de vue des coûts, la solution Office 365 est à peu près deux fois supérieure à celle de Google, à services égaux (espace de stockage, archivage légal, sécurité des données, …). Elle était dans le passé de 3 à 5 fois supérieure. C’est donc un changement important, et Microsoft se rapproche de plus en plus de Google, au moment d’ailleurs où Google commence à sortir progressivement des options payantes qui le feront devenir plus cher progressivement. L’écart là aussi se réduit, et il est intéressant d’entendre des utilisateurs ne pas s’étonner de devoir payer pour avoir du Microsoft, mais s’étonner de payer pour avoir du Google, tant l’image des services gratuit de Google reste forte. Le coût ne devrait donc plus être un réel problème pour Microsoft, ni un réel avantage pour Google, d’autant plus que la suite Office est incluse dans le prix des licences Microsoft, ce qui pour les utilisateurs de la suite est un avantage énorme.

Microsoft leader du marché ?

Chez Kimind, nous sommes aujourd’hui persuadé que 2013 va être une année charnière, et que Microsoft va devenir le leader des solutions collaboratives dans le cloud avec Office 365. Google a beaucoup trop trainé ces deux dernières années, et au lieu de renforcer de manière radicale ses positions en creusant l’écart avec Microsoft, de mener les campagnes marketing et de communication nécessaires pour entrer en force dans le monde de l’entreprise, de participer aux salons qui comptent dans le domaine, de faire émerger un véritable écosystème équitable et en nombre de partenaires, Google a perdu énormément de temps à faire évoluer ses produits, à homogénéiser ses infrastructures entre grand public et entreprise, et ne se sont pas donné les moyens de transformer le formidable essai qu’ils avaient marqué face à Microsoft.

Google a fait bouger le monde de la messagerie électronique, de la bureautique et de la collaboration comme aucun autre acteur ne l’avait fait depuis Lotus Notes, 25 ans avant. Microsoft a mis 5 ans pour prendre conscience de l’évolution et rattraper son retard.

Mais c’est chose faite, et la formidable machine marketing de Microsoft, couplée à une base installée phénoménale et encore peu encline à adopter les véritables pratiques collaboratives (il faudra encore quelques années), va faire de manière évidente la différence dans les mois et années à venir.

Il y a pratiquement un an jour pour jour, je faisais encore le constat contraire, et je démontrais à un parterre de commerciaux Microsoft combien Google avait de l’avance sur ce que Microsoft proposait encore à l’époque comme vision de ses produits.

Aujourd’hui la donne à changé, et c’est la raison pour laquelle Kimind décide de devenir revendeur des solutions Office 365. Car comme nous le démontrons depuis 2007, notre objectif n’est pas de vendre telle ou telle solution technologique à ses clients, mais de leur permettre de transformer leurs usages et leurs processus de travail pour devenir plus efficaces et plus productifs. Cela passe par l’adoption des nouveaux paradigmes de collaboration. La seule suite de services à ce jour capable de remplir cette mission, et génératrice de gains de productivité phénoménaux lorsque réellement utilisée, était Google Apps. Aujourd’hui Office 365 entre en scène avec une solution du même acabit, permettant d’approcher ces mêmes objectifs à travers un chemin moins pentu, peut-être un peu plus long, mais plus facilement adoptable par les utilisateurs.

Kimind Consulting aidera donc ses clients à choisir la solution la plus adaptée à leur contexte,  après avoir pris en compte leur besoins et la capacité de leurs utilisateurs ainsi que de leur organisation dans son ensemble à adopter ces nouvelles pratiques collaboratives. Kimind les accompagnera ensuite dans la conduite du changement nécessaire pour gagner en efficacité individuelle et collective, comme elle le fait quotidiennement depuis cinq ans maintenant.

UPDATE (12 avril 2013) : certains de mes lecteurs (merci Tristan ;)) me demandent si Google+ ne change pas la donne. Google+, surtout depuis la sortie des communautés, et aussi grâce aux hangouts, est un superbe outil. Je pense que c’est la meilleure réussite récente de Google en matière d’ajout fonctionnel. Je dis bien communautés/hangouts. Et je me positionne toujours dans le monde de l’entreprise bien sûr. Ce qui manquait à Google Apps depuis 2008 était un réseau social. Communautés et hangouts de Google+ permettent enfin d’aborder cela. Mais Google+ pose un vrai problème aux entreprises tel qu’implémenté, et nous n’arrêtons pas de demander à Google de corriger cela, c’est que les profils des utilisateurs pour utiliser Google+ sont obligatoirement publics ! On peut bien entendu restreindre la visibilité des informations du profil, mais le profil reste public, avec au minimum le prénom, le nom et la société de la personne. Et cela la plupart des entreprises ne le veulent pas. Elles ne veulent pas que les profils de leurs employés soient publics. C’est la limite (actuelle en tout cas) de la vision consumer/entreprise. Là Google est allé un cran trop loin, et aurait dû dès la sortie de sa version entreprise de Google+ permettre aux administrateurs de bloquer l’accès public des profils de leurs utilisateurs, globalement ou par OU, ou individuellement. Tant que Google ne fait pas ça, ils ne pourront pas se positionner comme véritable RSE dans une très grande majorité d’entreprises.

Du coté Microsoft, Office 365 depuis le 27 février, intègre les news feed dans SharePoint, le strict minimum d’un RSE, mais ça marche très bien, et l’ensemble [SkyDrive, OfficeWebApp, SharePoint, NewsFeed] online fait un très bon environnement de travail collaboratif et social, bien meilleur d’ailleurs que Google Sites/Drive (à cause de Sites) qui date et que Google ne fait malheureusement pas évolué comme il faut (c’est la parent pauvre de Google Apps). Mais du coté de Microsoft, c’est surtout l’arrivée de Yammer et son intégration progressive tout au long de 2013-2014 dans Office 365 qui va là changer la done. Car Yammer est vraiment un des meilleurs réseaux sociaux du marché, et sa full intégration dans Office 365, et en particulier avec SharePoint online, permet à Office 365 de devenir une véritable plate-forme de réseau social d’entreprise, parfaitement sécurisée. Et face aux hangouts, Microsoft fait évoluer très positivement son Lync online.