Kimind a accompagné un grand groupe de presse dans la réalisation du schéma directeur de son système d’information pour les trois années à venir, pour répondre aux fortes demandes d’évolution en matière d’usages collaboratifs et de mobilité
De nouveaux usages non maîtrisés : l’opportunité du changement
Kimind a eu l’opportunité de travailler pour le compte de l’un des plus grands éditeurs de presse d’Europe. Ce groupe de grande envergure a senti l’émergence de nouveaux besoins quant à sa façon de travailler, de communiquer et de gérer son système d’information. En effet, il a été confronté à des utilisateurs qui utilisaient de plus en plus de services en ligne comme Dropbox par exemple pour le partage de documents, ou Facebook comme réseau social pour la communication interne et externe. De nouveaux usages entraient dans l’entreprise et cette dernière ne les maîtrisait pas, créant des trous potentiels de sécurité.
Mais, ayant la volonté de mettre à disposition de ses employés tout ce qui serait nécessaire à leur efficacité et souhaitant avoir une meilleure vision de tout ce que pourrait apporter une telle dynamique dans un groupe comme le sien, cet éditeur a décidé de faire appel à une société de conseil spécialisée dans ce domaine pour l’aider à identifier et définir le cadre futur de l’évolution de son SI. Kimind a donc été mandatée pour réaliser, en phase avec la direction des systèmes d’information (DSI), le schéma directeur de la filiale France pour les trois années à venir.
L’analyse de l’existant : comprendre les processus et les problématiques
Le véritable défi de cette mission résidait dans notre capacité à établir ce schéma de manière à introduire ces nouveaux usages et leurs avantages, tout en s’inscrivant dans le plan global de l’entreprise et dans son plan d’investissement stratégique. Il s’agissait de proposer un nouveau cycle de vie audacieux pour leur système d’information, sans pour autant initier de révolution. Nous avons donc travaillé durant deux mois en synergie avec la DSI pour répondre à leurs besoins.
La première étape clef de cette mission a consisté à faire une analyse de l’existant au travers notamment d’interviews terrains afin de connaître les différents processus formels et informels de l’entreprise, l’architecture actuelle du SI tel que ressenti par les utilisateurs, ainsi que principales doléances de ces utilisateurs.
Les différentes problématiques rencontrées étaient, somme toute assez classiques dans une entreprise de cette importance n’ayant pas encore adopté de manière formelle les nouveaux usages existants : messageries saturées et désorganisation, partage de fichiers difficiles et freinant la collaboration (technicité des processus existants), accès restreint depuis l’extérieur (empêchant la mobilité) ou encore maîtrise des services 2.0 du web en expansion en dehors du contrôle de la DSI (Dropbox, Facebook, …).
Nos recommandations pour le schéma directeur : améliorations et ruptures
Plusieurs scénarios ont alors été envisagés pour résoudre ces problèmes selon deux axes principaux : l’amélioration de certains processus et la proposition d’une rupture avec l’existant pour d’autres. Toutes ces modifications devant s’inscrire dans la continuité par un accompagnement à la conduite du changement.
- Nous avons recommandé une migration de la messagerie électronique sur le cloud, avec l’introduction de la messagerie instantanée et des outils de bureautiques associés. Ceci simplifiant de beaucoup de nombreuses actions quotidiennes et permettant une meilleure gestion de l’infrastructure. C’est l’un des changements majeur de méthode de travail, mais également l’un des plus efficaces surtout s’il est bien accompagné. Il permet également d’introduire une collaboration sans barrière, et permet un partage de fichiers avec des outils modernes “à la dropbox”, mais contrôlés par la DSI.
- Nous avons également suggérer la mise en place d’un réseau social d’entreprise avec un accès direct vers les services applicatifs de l’entreprise. Cette option n’étant envisageable qu’en passant par une certaine standardisation des technologies des applications existantes, visant à améliorer la rentabilité des développements internes, et une webisation de ces applications.
- Enfin, il a été mis en évidence que le télétravail (ou la mobilité au sens large) pouvait apporter de véritables gains à l’entreprise : pour les personnes mobiles (accès à son espace de travail que l’on soit à l’étranger, au bureau ou chez soi) ainsi que pour les autres salariés (télétravail pratiqué 1 à 2 jours jours par semaine, il rend plus efficace l’employé qui perd alors moins de temps (pas de transport), est plus efficace (concentration plus élevée chez soi qu’au bureau et productivité accrue) et au final moins stressé (meilleur équilibre vie de famille / vie professionnelle).
- La pratique du BYOD (Bring Your Own Device) a également été étudiée et sera déployé sous contrôle donnant ainsi la possibilité aux utilisateurs de pouvoir se connecter de n’importe où et à partir de n’importe quel support tout en préservant la sécurité des informations. Tout ceci mettant également en évidence la nécessité d’une organisation du système d’information totalement maitrisée dans le cloud d’un point de vue des accès, de la sécurité et de la supervision des données.
En conclusion…
Bien entendu, dans la rédaction finale du Schéma Directeur, les impacts financiers et organisationnels liés ont été pris en compte. La proposition permettait d’allier une stratégie de gestion de l’information maîtrisée à une optimisation des coûts pour l’entreprise. Cette maîtrise passant inévitablement par une mise en œuvre progressive tant en matière d’adoption qu’en terme technique. Un travail de conduite du changement et de communication non négligeable a donc été recommandé. Finalement, Kimind a réussi dans le temps imparti à soumettre au groupe de presse un nouveau Schéma Directeur pour les trois années à venir. Notre client s’est montré très satisfait de ce travail et le schéma directeur a été validé pour 2013.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins similaires, plus vite les projets seront lancés, plus vite les résultats seront au rendez-vous, et c’est encore le bon moment pour définir de manière stratégique ces objectifs avant qu’il ne soit trop tard.
