Google vient d’annoncer que l’option de délégation de boîtes aux lettres devient disponible sur toutes les éditions de Google Apps (ainsi que dans le GMail grand public d’ailleurs), et plus seulement sur l’édition business de Google Apps. Cela signifie que les éditions Standard et Education peuvent dorénavant en profiter, ce qui est une option fondamentale pour beaucoup d’utilisateurs.
Car nous continuons à voir régulièrement des entreprises qui pratiquent le “partage” de mots de passe de compte entre directeurs et assistant(e)s, ou avec des stagiaires, pour permettre à ces derniers de gérer leur boîte aux lettres en leur absence. Or c’est une énorme faille de sécurité bien entendu, même si la confiance est de mise dans une telle relation.
La délégation de boîte aux lettres permet à un utilisateur de donner accès tout simplement à sa boîte aux lettres, et uniquement elle, à son collaborateur, sans lui donner accès à son compte (cf. image ci-dessous pour configurer la chose).
L’utilisateur à qui la boîte aux lettres à été déléguée verra alors dans son propre compte apparaître à coté de son adresse email affichée en haut à droite de son écran GMail, un petit triangle noir. En cliquant sur ce triangle, la liste de la boîte aux lettres déléguée apparaîtra, et il pourra switcher de l’une à l’autre, et ainsi répondre aux messages reçus dans l’autre boîte. Les messages partiront avec comme émetteur le propriétaire de la boîte aux lettres, mais avec la mention (envoyé par xxxx) nom de la personne qui agit en son nom.
Précisons également qu’un(e) assistant(e) travaillant pour plusieurs directeurs peut ainsi se faire partager l’ensemble des boîtes aux lettres et y accéder à travers le même mécanisme. Cela va grandement simplifier la vie de beaucoup de gens !
Avec cette dernière option de partage accessible dans GMail, Google Apps devient 100% collaboratif, puisque tout objet de Google Apps est partageable à toute autre personne, y compris sa boîte aux lettres lorsque c’est nécessaire.
Une utilisation personnelle de la délégation
Une autre utilisation plus personnelle de cette option peut consister à partager sa boîte aux lettres perso (dans gmail ou google apps édition standard) avec son compte professionnel, ou réciproquement. Ce qui peut s’avérer très pratique pour switcher rapidement de l’une à l’autre.
C’est d’ailleurs une pratique à privilégier plutôt que de faire des forwards de boîtes aux lettres ou tout arrive mélangé dans une des boîtes, pratique nécessaire dans le passé par défaut d’outils adéquats, mais qu’il faut bannir en matière d’organisation, de sécurité professionnelle (n’oublions pas que les emails sont largement utilisés dans les procès divers et variés) et de gestion de la vie privée.
