Dans l’ensemble des environnements de travail collaboratif, plusieurs mécanismes d’alerte et de notification sont en général disponibles lorsqu’il s’agit de savoir si des modifications ont eu lieu dans telle et telle partie de l’environnement.

En général, lors de la prise en main de tels systèmes, les utilisateurs cherchent à être alertés automatiquement des modifications faites sur les documents ou les pages, ce qui est normal, puisqu’une fois qu’un document ou une page est partagée, on souhaite être averti de tout changement pour pouvoir éventuellement réagir ou le valider. Les fils RSS ou les notifications par email jouent en général ce rôle. Ou alors à travers un portail avec des portlets spécialisés de suivi des activités.

De la valeur d’une notification manuelle

Mais à l’usage il s’avère que, surtout lorsque les modifications sont nombreuses, on se retrouve assailli de messages d’alertes ou d’événements affichés dans son fil RSS, et au bout d’un certain temps, on décroche, submergé par les messages, et on ne prête plus attention aux modifications.

Or après de nombreuses années de pratique de travail dans les espaces de travail collaboratif, même dotés de systèmes d’alertes automatiques, le meilleur mécanisme d’alerte reste la notification manuelle, celle faite par le collaborateur qui vient lui-même de mettre à jour le document ou la page, et qui considère qu’il est important que les autres personnes soient au courant.

La pertinence de cette notification est nettement supérieure à une notification automatique, puisque l’auteur de la modification ne l’enverra qu’après avoir fini l’ensemble des modifications du moment, et le récepteur de la notification ne recevra donc qu’un seul email, avec en plus un éventuel commentaire joint de l’auteur indiquant pourquoi la modification est importante.

Ce mécanisme existe dans beaucoup de systèmes,  malheureusement pas encore dans tous, mais il faut l’exiger. En général ce mécanisme affiche une petite fenêtre affichant la liste des personnes invitées dans le document ou la page et uniquement elles, et on peut ainsi sélectionner à qui on souhaite envoyer un email de notification, soit tout le monde par défaut, soit une sélection de personnes seulement.

L’opération est donc toute simple, puisqu’il n’est pas nécessaire de sortir du document et d’ouvrir sa boîte aux lettres, une petite boite de dialogue s’affiche directement et permet l’envoi du message sans quitter le document.

Ce mécanisme a une très grande valeur en matière de travail collaboratif, il faut seulement que les auteurs soient bien conscients de cela et qu’ils fassent les notifications adéquates.

Bonne pratique

D’un point de vue organisationnel, l’expérience montre donc qu’un producteur d’information ne peut en aucune manière se baser sur des mécanismes d’alerte automatique pour penser que ses collègues seront au courant des modifications qu’il a faites. Car le collègue pourra toujours rétorquer que son alerte s’est désactivée, ou qu’il était justement noyé sour les alertes et qu’il n’a pu voir passer celle qui comptait, etc.

La bonne pratique qui se dégage pour un auteur est donc la notification manuelle comme point principal de communication auprès de ses collègues, avec la liberté en plus de n’informer des modifications que ceux qui en sont directement concernés. Comme cela l’email envoyé, qui contiendra un petit commentaire sur le pourquoi de la modification plus le lien vers le document ou la page modifiée, se retrouvera dans le cycle organisationnel et décisionnel habituel de la communication par email, mais avec un contenu ne nécessitant pas d’être conservé, puisqu’il pointera vers le document ou la page d’information en ligne et partagée par tous.

Bien entendu libre ensuite à chaque utilisateur de mettre en place ses alertes automatiques, à la fréquence qu’il souhaite, pour suivre tout travail intermédiaire supplémentaire s’il le souhaite.