Depuis quelques mois, Google fait face à un problème récurrent concernant la gestion de multiples comptes Google Docs (associés à Google Apps) et des droits d’accès correspondants. En effet, lorsqu’un utilisateur gère plusieurs comptes simultanément, que ce soit un compte personnel (gmail.com par exemple) et un compte Google Apps, ou plusieurs comptes Google Apps, des messages d’erreur peuvent apparaitre lorsque l’utilisateur tente d’accéder à certains documents Google Docs, lui en interdisant les accès.
Le contexte
Depuis le lancement de Google Apps en 2007, Google avait implémenté une véritable gestion de cookies personnalisée pour chaque compte Google Apps qu’un utilisateur pouvait ouvrir dans son navigateur internet. Il était par exemple possible sans aucun problème d’utiliser 2, 3, 6 ou plus, comptes Google Apps simultanément dans le même navigateur, et de travailler indépendemment dans n’importe lequel des onglets ouverts sur chacun de ces comptes, sans qu’il n’y ait de mélange ou d’erreurs d’authentification pour passer de l’un à l’autre.
Depuis la fin mars et la modification en cours de l’infrastructure d’authentification qui va permettre à Google d’associer également les services grands publics à Google Apps grâce à une authentification homogénéisée, Google Docs ne fonctionne plus correctement dans cette phase transitoire et provoque quelques problèmes qu’il faut connaître pour pouvoir les contourner aisément.
Le problème
Prenons l’exempe suivant :
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vous ouvrez 2 onglets chacun sur un compte de messagerie appartenant à 2 comptes Google différents (un Google grand public et un Google Apps, ou 2 comptes Google Apps)
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vous cliquez sur le lien Documents dans chacune de vos boites aux lettres, ouvrant 2 nouveaux onglets listant vos Google Docs.
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vous cliquez ensuite sur un des documents du premier compte, il s’ouvre normalement
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vous cliquez ensuite sur un des documents du second compte, et vous verrez s’afficher un message d’erreur précisant que “vous ne pouvez pas accéder à ce document avec le compte xxxxx”, xxxxx étant en fait le premier compte Google que vous aviez utilisé, et pas celui à partir duquel vous pensiez ouvrir le document.
Cette situation est systématique, plusieurs tickets ont été ouverts chez Google à notre initiative (et sûrement bien d’autres), et nous espérons que Google va résoudre définitivement le problème lors du lancement officiel de sa nouvelle infrastructure d’authentification.
En attendant, si vous êtes dans une telle situation (utiliser plusieurs comptes Google), vous risquez de vous retrouver à ne pas pouvoir accéder à certains de vos documents à cause de ce message d’erreur, et rester bloqué ne sachant pas quoi faire et vous demandant pourquoi Google vous interdit l’accès à un document que vous avez vous-même créé ou déjà ouvert (situation que nous vivons au quotidien, et qui arrive régulièrement à nos clients également, surtout entre comptes Google gmail.com et leur compte Google Apps).
Solution
1/ la solution radicale, si vous n’utilisez que 2 comptes, est d’utiliser 2 navigateurs différents pour accéder à chacun de vos comptes (ou le mode privé de vos navigateurs). FireFox par exemple pour votre compte perso gmail.com et Chrome pour votre compte Google Apps. Ainsi les deux comptes seront gérés dans 2 environnements totalement différents et aucun problème ne se posera.
Par contre si vous avez déjà été confronté au message d’erreur, il vous faut tout d’abord vider le cache et les cookies de votre navigateur avant de recommencer à travailler sur votre compte. Sinon le message d’erreur subsistera, car il s’agit en fait d’une erreur de gestion des cookies.
2/ Si vous utilisez plus de 3 comptes (avec 3 comptes on peut s’en sortir en rajoutant IE comme navigateur pour le 3 ème compte, même si nous déconseillons fortement l’utilisation d’IE, trop lent et consommateur de ressouces) vous n’avez plus de solution radicale, vous êtes obligé de cumuler au moins 2 comptes dans un navigateur.
Il faut alors être vigilant quand le message d’erreur d’accès à un document arrive. Il faut se rappeller que ce message d’erreur est un bogue de Google, que ce n’est pas un réel problème d’accès à votre document sur lequel vous êtes sûr de posséder les droits. Il faut alors fermer le compte avec lequel Google essaye d’ouvrir le document, revenir sur la page Google Docs générale du compte cible, et la raffraichir, et réouvrir le document souhaité. Normalement le document devrait s’ouvrir cette fois correctement.
Nous avons remarqué que cette erreur était systématique sur les documents de type spreadsheet et pas forcément sur les docs et les slideshow, bien que depuis 2 à 3 semaines, elle semble être devenue systématique également sur ces derniers.
Conclusion
La nouvelle infrastructure d’authentification en cours de déploiement par Google possédera une option explicite de gestion des comptes multiples, y compris sur l’équivalent actuel des comptes grand public gmail.com qui ne permettaient pas actuellement la gestion de comptes multiples contrairement à Google Apps. Elle devrait donc résoudre le problème et permettre à nouveau aux utilisateurs avancés de Google, ou tout simplement ceux utilisant Google dans plusieurs contextes différents (vie personnelle, professionnelle, étudiante, associative, etc.), de travailler de manière efficace et productive.
Car avec le succès grandissant de Google Apps et son intégration dans plus en plus d’entreprise, d’universités et d’associations, c’est bien à une telle situation que nous courrons rapidement, celle où beaucoup d’entre nous utiliserons au quotidien plusieurs comptes Google Apps simultanément, switchant tout au long de la journée de l’un à l’autre (j’en utilise 6 en permanence par exemple). Il est clair que Google doit nous permettre de travailler simultanément sur tous ces comptes, avec des pages ouvertes dans plusieurs onglets d’un même navigateur, comme cela était le cas depuis 2007 jusqu’à ces derniers mois avec les comptes Google Apps.
Nous mettrons à jour évidemment cet article au fur et à mesure de l’évolution de la solution par Google.
