Google Apps, la solution de messagerie et de bureautique collaborative de Google qui a vu le jour en 2007, capte de plus en plus d’entreprises de par le monde (2 millions à ce jour), petites ou grandes (cf. le cas Valeo), grâce non seulement à ses qualités techniques et fonctionnelles indéniables, mais également grâce aux réductions de coûts drastiques qu’elle procure.
Le constat
En ces temps de crise financière où les moindres euros sont précieux, et où le temps du personnel doit être utilisé au mieux et produire une valeur ajoutée maximale, il peut être fondamental de revoir au minimum sa stratégie de gestion de la messagerie électronique.
Tout service informatique de TPE, de PME ou de grand-compte utilisant Lotus Domino ou Microsoft Exchange pour gérer son service de messagerie électronique sait quels sont les coûts astronomiques engagés aussi bien en terme de licence, que de serveurs et d’administration humaine de cette infrastructure sur les postes clients et sur les serveurs. 
Et cela pour un résultat en général pas très satisfaisant au regard de l’évolution actuelle des technologies de l’information, où l’on a pris l’habitude de compter en dizaines de Go là où la plupart des entreprises limitent leurs boites aux lettres à quelques centaines de Mo maximum, et où les taux de disponibilités eet la sécurité se doivent d’être au maximum.
La solution
Google apporte avec Google Apps une solution radicale à cette problématique, en offrant un service intégré tout en un dédié aux entreprises de toutes tailles, hébergé et administrable à distance, d’une montée en puissance unique en son genre (500 millions de boites aux lettres gérées à ce jour), pour un coût fixe annuel par utilisateur de 40€ tout compris. Avec 25 Go de stockage par boite aux lettres, des outils de protection anti-spam et anti-virus parmi les plus performants du marché, une suite de protection Postini dédiée aux politiques de sécurité globales que doivent déployer les grands-comptes, et bien d’autres choses encore…
Que des bénéfices aussi bien technologiques, économiques et stratégiques que fonctionnels :
- plus de serveurs à déployer et à administrer ;
- plus de postes clients à gérer ou à upgrader si on choisit le client GMail (il reste toujours possible d’utiliser le client Outlook, mais les gains de productivités constatés par l’utilisation des fonctionnalités du client GMail poussent toutes les entreprises à migrer un jour vers cette interface) ;
- plus de coûts de mise à niveau, plus de problèmes de stockage et d’obligations à nettoyer quotidiennement ses boites aux lettres pour gagner de la place (et perdre parfois jusqu’à une heure par jour dans cette tâche inutile) ;
- une intégration immédiate de toute nouvelle entité rachetée ou fusionnée sans devoir se préoccuper de migrations lourdes de leurs boites aux lettres et de leurs serveurs ;
- une possibilité de croissance à l’international avec des centaines ou des milliers de sites à gérer en toute transparence ;
- une disponibilité garantie par contrat parmi la meilleure au monde avec des capacités de stockage qui ne cessent de croître continuellement ;
- des modules offline pour pouvoir travailler déconnectés si besoin est ;
- des protocoles d’interconnexion et d’authentification pouvant s’adapter à tout système d’information existant aussi bien sur le SSO que sur l’interconnexion aux annuaires ;
- une synchronisation push mail pour les blackberry, les iPhone et les windows mobile également disponible en standard, avec gestion des contacts et des agendas ;
- etc…
Google Apps, entièrement pensé et bâti sur les nouveaux principes informatiques de ces dernières années, ne souffrant pas de devoir composer avec le passé, crée une rupture radicale dans la consommation de la messagerie électronique par toute entreprise. Car il n’y a rien aujourd’hui de plus banal et indispensable qu’une messagerie électronique pour une entreprise. C’est bien entendu obligatoire, incontournable, et cela devrait donc peser le moins possible sur le budget coût et homme de l’entreprise.
Les réductions de coût
Google Apps est la seule solution aujourd’hui qui permette d’atteindre cet objectif. Et tous les retours d’expérience réalisés aussi bien aux Etats-Unis qu’en Europe montrent des réductions de coûts de l’ordre de 5 à 10 fois. Que ce soit à partir de systèmes Microsoft ou de systèmes Lotus/IBM.
La migration pour les utilisateurs se fait très facilement, car nombre d’entre eux sont déjà habitués à utiliser GMail dans leur cadre personnel. Et pour les inconditionnels d’Outlook il reste toujours possible de l’utiliser comme client de messagerie grâce aux connecteur de synchronisation (messagerie, contacts et agenda) fournis.
Quant à la migration pour les administrateurs, elle se fait également très facilement grâce aux nombreux outils d’import et de synchronisation fournis en standard avec la solution et l’accompagnement de nos chefs de projets Kimind. Certains grands-comptes, après une phase préparatoire de quelques semaines maximum, ont migré des dizaines de milliers de boites aux lettres en un seul week-end.
Il n’y a donc pas à hésiter aujourd’hui. La migration de sa messagerie vers Google Apps se révèle être un atout majeur au vu des bénéfices fonctionnels et économiques qu’elle apporte. car elle permet non seulement de sécuriser un périmètre fonctionnel incontournable, mais également de redéployer ses forces informatiques vers son coeur de métier afin de participer encore plus à la croissance de son propre business.
Le rôle de Kimind
En tant que Google Apps Authorized Reseller, toute l’équipe Kimind se tient à votre disposition aux cotés de Google pour enclencher études et migrations, et accompagner vos utilisateurs dans l’adoption de ces nouveaux outils. Nous l’avons déjà fait pour des sociétés comme Valeo ou Caltrop, pourquoi pas vous ?
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