Premiers tests de Google Apps

(Cet article est repris du dernier billet publié dans mon blog perso, le site Kimind n’étant pas encore lancé officiellement)

J’ai créé un compte aujourd’hui et j’ai commencé à tester. Je voulais voir si Google Apps offrait des fonctionnalités vraiment supérieures à ce qu’on a déjà gratuitement et quel était son niveau d'”utilisabilité”.

Voici les premiers résultats des tests, à chaud :

• Configuration pas très simple, surtout au niveau des noms de domaines quand vous les possédez déjà et qu’il faut les rediriger. Et avant que la suite ne soit réellement utilisable, il s’est écoulé plusieurs heures, car il y a un délai d’activation des différents modules.
• Première action ensuite, j’essaye d’éditer ma page d’accueil. Boguée ! Les liens “next” et autres du wizard ne marchent pas dans mon firefox ! Impossible de configurer ma page d’accueil. Je teste sous IE, là ça marche. Pour une société qui promeur FireFox et qui tente de contrer Microsoft, c’est curieux !
• Puis je vais dans le créateur de sites web et… je suis incapable d’éditer une page dans FireFox ! Incroyable… La page est blanche, aucun champs de saisie ne s’affiche. Ca marche aussi sous IE. Décidemment… Mon FireFox est parfait, je vous rassure, je l’utilise tous les jours du matin jusqu’au soir sur toutes les applications possibles et imaginables.
• Tentative d’insertion d’un “gadget” YouTube dans ma page, message d’erreur ! Mais ensuite ça marche.
• Je change de module et je vais dans ma boite aux lettres. Elle est en fait toujours limitée à 2Go, les 10 Go doivent être pour le compte utilisateur en comprenant les autres documents. Mais peut-être ai-je un problème car la redirection MX de mon nom de domaine n’est pas encore faite. Donc elle est officiellement marquée “non activée”, alors que j’y accède quand même… A retester…
• Vitesse d’accès ? Plutôt lent, voir parfois très lent ! Google est-il saturé par les tests des gens comme moi ?
• La page d’accueil est vraiment très pauvre (et très laide), surtout lorsqu’on est habitué aux pages d’accueil telles que NetVibes ou PageFlakes
• Le chat est Google Talk, qui nécessite le téléchargement et l’installation sur son poste windows. Cela casse un peu l’esprit d’une suite uniquement en ligne. Pourquoi ne pas avoir développé un chat en ligne complet, surtout que les modules existent en partie puisqu’intégrés dans GMail ?
• L’intégration des modules est plus que légère. On ne peut pas passer facilement d’un module à l’autre. Si on est dans spreadsheet en train d’écrire ses formules et que l’on a besoin soudainement d’aller dans la messagerie, pas de raccourci, ils ont disparus de l’écran. L’ergonomie “intégrée” n’a pas été pensée.
• Impossible d’envoyer in document Docs ou Spreadsheet directement en pièce jointe de la messagerie ! Il faut d’abord l’exporter en document Word ou PDF sur son gestionnaire de fichiers, puis le réimporter vers le message dans Gmail ! Sauf si je me trompe et que la fonction est cachée, tellement il aurait semblé évident de faire cette intégration minimale… Bien entendu on répondra que le principe de base est de donner accès direct au document ou au tableur à ses interlocuteurs grâce aux fonctions de partage et de collaboration de Docs & Spreadsheet, je suis d’accord… mais l’envoi des documents pas messagerie est quand même la moindre des fonctions de base, l’utilisateur lambda se sentant perdu sinon.
• Les menus d’accès aux autres applications lorsqu’on est dans une application ne sont jamais cohérents. Tout d’abord dans certains cas ils s’affichent (dans Calendar par exemple), puis dans d’autres ils ne s’affichent pas (dans un document), et puis en plus quand ils s’affichent ils n’ont pas toujours les mêmes options disponibles. Par exemple dans Calendar, Docs et Spreadsheet ne sont pas affichés, alors qu’ils le sont dans GMail. Et de plus dans certains cas le lien ouvre un nouvel onglet, et pas dans d’autres !
• Encore plus étonnant, deux liens “Google” et “more” de part et d’autres, au lieu de rester dans le même environnement Google Apps, vous amènent directement dans Google tout court. Donc l’utilisateur est perdu, car il est sorti de son environnement… Il peut ne pas s’en rendre compte et chercher désespéremment comment revenir à sa page d’accueil. Pourquoi ne pas avoir intégrer Google Search directement dans le même environnement ?
• Et pour finir, il n’est pas possible de revenir simplement au dashboard, le bouton n’est jamais là…

Les bons points:

• un SSO compatible SAML, donc interopérable. Il faut bien entendu l’aide d’un informaticien qualifié pour faire ce travail. Mais cela signifie que l’environnement peut s’intégrer dans un système d’information existant à condition d’être compatible avec cette norme.
• La gestion des comptes utilisateurs regroupés dans un seul panel.
• La gestion du périmètre de sécurité, permettant d’interdire ou permettre à ses utilisateurs de communiquer avec l’extérieur. Bien que je n’aime pas ces types de restrictions, certaines entreprises le demandent, donc c’est bien de l’avoir intégré.
• Des API pour les développeurs.

Pour ne rien vous cacher, l’expérience est assez décevante. je m’attendais à un véritable environnement intégré. J’avais émis des doutes dans mon billet précédent quand à l’efficacité réelle des fonctionnalités actuelles de ces outils. Aujourd’hui on se rend compte tout d’abord que le produit a assez peu été testé (je vais être sévère, mais l’offre telle que je l’ai abordée relève plus d’une version alpha++ que d’une version bêta, deux des modules n’étant pas utilisables sur mon poste sous firefox), et en plus il n’y a quasiment pas d’intégration des produits entre eux. Quel est alors l’intérêt par rapport aux versions gratuites ? A part le fait de pouvoir gérer tous ses utilisateurs dans le même domaine ? Cela peut être considéré comme un point important pour ceux qui utilisaient déjà les versions gratuites. Mais pour les autres…

Encore une fois, l’approche abordée par Google, l’accès à toutes ses applications en ligne, est celle du futur, je défends moi-même cette vision depuis les années 2000 ! Mais le chemin restant à parcourir est encore long. D’autant plus que fonctionnellement, la suite bureautique ZOHO, elle aussi en ligne, est bien plus avancée et bien plus agréable à utiliser.

Donc avant de déployer Google Apps, il faut étudier avec beaucoup d’attention son usage réel, ses limitations, et voir si tout cela est bien en relation avec la productivité attendue dans son organisation.

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