Car par défaut dans Google Apps, tout document peut être rendu public par son auteur, c’est à dire consultable sur internet sans avoir besoin de s’authentifier. Ce qui permet d’utiliser ces documents pour publier des informations sans avoir besoin de créer des sites web, fonctionnalité très pratique dans certains contextes.

Pour contre-balancer cette mesure et garantir à 100% la confidentialité des données en évitant les publications innoportunes, un administrateur Google Apps peut désormais interdire pour tout le domaine (donc toute l’entreprise) la publication de tout document, coupant court ainsi à tout risque d’erreur. Pour cela il suffit d’aller dans le panneau d’administration, section des documents, et cocher la case appropiée.