Depuis aujourd’hui donc, n’importe quel domaine Google Apps, standard, premier ou education, peut ajouter le service Wave et le rendre disponible ainsi à tous ses utilisateurs.

Pour cela, il suffit d’aller dans son panneau d’administration (attention, il faut être en version anglaise du panneau), de cliquer sur “Add more services”, et d’ajouter Wave en cliquant sur “Add it now”.

Ensuite il est possible de configurer le service pour qu’il soit disponible en tant que sous-domaine, comme pour nous (http://wave.kimind.com) :

Quelques options permettent de décider si on veut que ses utilisateurs puissent inviter des personnes extérieures au domaine ou non, ainsi que recevoir automatiquement des notifications de mises à jour de waves.

Après avoir validé tout cela, Wave devient disponible à tous.

Qu’est-ce que Google Wave ? Un potentiel remplaçant de la messagerie électronique dans bien des cas. Comme je l’illustrais il y a quelques jours à travers mon billet “une organisation peut-elle devenir email-free ?“, l’utilisation de Google Wave va permettre d’y transférer la très grande majorité de son flux conversationnel email, afin d’avoir une gestion intelligente et efficace des échanges inter-personnels. Un réel pas de plus encore vers l’email-free !

Une wave, c’est une conversation, accessible en un endroit unique, à laquelle on peut inviter d’autres personnes à tout moment, où on peut voir ce qu’écrivent les autres en temps réel, ou on peut modifier ce qui a déjà été écrit, où on peut rejouer l’historique des modifications, et où enfin on peut adjoindre des “extensions” qui vont automatiser des actions ou afficher des objets tels que des vidéos, des sondages, des workflow (SAP en a fait la démo en novembre dernier à la conf E2.0 de SF), etc…

Extrêmement riche, amenant des nouveaux usages, c’est bien entendu un outil dont l’adoption ne sera pas forcément évidente pour ceux ayant du mal à changer leurs habitudes de travail, mais qui apporte un vent de liberté énorme dans les usages, tout en permettant de rationnaliser ses flux d’informations. Exactement ce qu’il faut aujourd’hui pour être encore une fois plus productive individuellement et collectivement.

Lancez-vous, n’hésitez pas, il faut mettre les mains dans le cambouis, il faut faire participer ses équipes, il faut découvrir tous ensemble les usages, il faut lancer des discussions, initier des co-rédactions de documents, inviter des partenaires à échanger autour d’un contrat en temps réel, arrêter d’utiliser les emails où l’information se disperse et se duplique à l’infini pour ne créer que du chaos… Et peu à peu les application concrètes verront le jour et les bénéfices deviendront évidents pour tous et un moteur de transformation…

Drôle de question. Travailler sans utiliser d’emails ? Impossible répondrez-vous spontanément !

Et pourtant… C’est maintenant possible et nous pouvons l’affirmer haut et fort, le niveau fonctionnel nécessaire pour que cela soit possible est atteint depuis quelques mois, y compris pour les entreprises !

En effet à toute la panoplie des nouveaux services collaboratifs nés ces dernières années, est venue s’ajouter la brique manquante pour pouvoir se débarrasser de l’email : l’outil conversationnel de type micro-blogging à la twitter. Dans son implémentation plus riche, cela donne  FriendFeed ou le wall de FaceBook dans l’univers grand public, Google Buzz et SocialWok dans le monde de l’entreprise.

Bien que fervent défenseur du zéro email depuis l’année 2000, nous avons pris conscience il y a seulement quelques mois que c’était enfin 100% possible, en particulier à travers 2 projets distincts initiés à la mi-2009 et pour lesquels nous avons déployé l’ensemble des outils collaboratifs formant le socle de l’entreprise 2.0.  Après quelques mois d’utilisation, nous avons été frappés par le fait que certains membres de ces groupes de travail n’utilisaient plus du tout l’email pour communiquer entre eux. Plus aucun email ! Ces projets sont donc devenus réellement email-free !

En fait la rupture a été visible lorsque d’autres utilisateurs de ces groupes, qui eux n’avaient pas encore franchi ce pas, sont revenus à la charge en disant qu’ils avaient envoyé un email auquel il n’avait pas été répondu. Eh oui… les boites aux lettres n’étaient plus consultées, puisque les discussions entre les membres des projets étaient maintenant toutes produites et centralisées dans l’outil conversationnel partagé. Et que le fruit du travail collectif, devant être capitalisé ou à destination de l’extérieur du groupe, était produit, partagé et traité de manière collaborative dans la suite bureautique en ligne ou dans le wiki, les commentaires autour de ces documents étant produits également dans l’outil conversationnel.

Donc la réponse à la question posée dans le titre de ce billet est OUI ! Il est possible aujourd’hui d’être email-free ! Email-free au moins dans le fonctionnement interne d’un groupe de travail. Et cela est une avancée majeure pour la productivité individuelle et collective, ainsi que pour la capitalisation du savoir-faire et des connaissances de l’organisation.

Comment devenir email-free ?

1. utiliser une suite bureautique collaborative en ligne pour concevoir en temps réel vos documents (traitement de texte, tableur, formulaires, etc…)
2. utiliser un wiki comme portail de projet, où toute l’information de votre projet sera consolidée, produite et/ou liée. Où tout membre du groupe ou tout nouvel entrant, pourra y faire référence à tout moment pour y trouver l’information qu’il souhaite.
3. utiliser un outil conversationnel, au minimum un outil de micro-blogging, “à la twitter”, mais encore mieux un outil de micro-blogging gérant visuellement les fils de discussions afin de pouvoir animer de vraies discussions dans le temps (comme l’a initié FriendFeed et qui devient peu à peu la norme implicite des outils conversationnels d’entreprise, cf. copie d’écran plus haut).

Par exemple, voici chez Kimind, l’infrastructure collaborative que nous utilisons :

• Google Apps : pour la bureautique collaborative en ligne, les agendas partagés, les espaces de travail collaboratifs (wikis), le chat, et les formulaires (invitations aux événements, sondages, …). A noter que tout ce qui est produit est historisé (versionning complet des documents, des wikis, des chats, etc.), donc parfaitement sécurisé et capitalisé.  Remplace tous les échanges d’email comprenant des fichiers bureautiques attachés. Plus de fichiers bureautiques non plus stockés sur les PC en local. Google Apps gère aussi bien entendu les boites aux lettres des salariés, pour pouvoir communiquer par email vers l’extérieur du groupe.
• SocialWok : pour le micro-blogging et le conversationnel, parfaitement intégré à Google Apps, et permettant de démarrer une conversation autour de n’importe quel document créé dans Google. Remplace tous les échanges d’email pour discuter autour d’un document ou d’une information.
• Highrise : pour le CRM, permettant de conserver l’historique de toutes les conversations et actions autour d’un client. Toute l’info client regroupée en un seul endroit, plus d’email circulant en interne à ce sujet.
• Diigo : pour l’outil de social bookmarking, permettant à l’ensemble du groupe de faire une veille collaborative quotidienne, et en faire bénéficier également l’ensemble de nos membres et de nos lecteurs. Plus d’emails échangés avec des bookmarks qui traînent., le ca
• Wordpress : pour notre site web, gérant à la fois les pages institutionnelles, les billets de blog et les simples formulaires de contact.

Devenir email-free, c’est sortir du cercle infernal de la journée de travail pilotée par l’arrivée des emails. C’est pouvoir retravailler par contexte, en déterminant les plages horaires consacrées à telle ou telle activité. C’est être efficace individuellement, puisqu’il n’est plus nécessaire d’organiser l’information que l’on reçoit, elle est déjà organisée. C’est être efficace collectivement car l’information est produite directement là où elle doit être consommée par le reste du groupe.

Devenir email-free, c’est accéder à une nouvelle forme d’organisation du travail, celle qui constituera notre future façon de travailler à tous. N’est-ce pas l’objectif qu’ont souhaité atteindre les concepteurs de Google Wave ? N’est-ce pas pour cela que leur produit, bien qu’imparfait aujourd’hui, a provoqué un tel engouement ?

Sera-t-il possible d’étendre ces nouvelles façons de travailler d’un groupe de quelques dizaines de personnes à des organisations de plusieurs milliers de personnes ? La réponse est déjà évidente pour des praticiens comme nous qui voyons au jour le  jour les changements d’usage chez les grands-comptes ayant adopté ces outils et que nous accompagnons au quotidien.

Et vous ? Etes-vous email-free ? Quand comptez-vous le devenir ?

“L’utilité du wiki a fait débat dans les colonnes de Collaboratif-info. L’une des conclusions était que les wikis sont plus difficiles à mettre en œuvre que des réseaux sociaux. Mais faut-il confronter les deux, alors que beaucoup de réseaux sociaux intègrent des wikis plus ou moins avancés et que les wikis commencent à développer leurs fonctionnalités sociales ? Non, il s’agit d’un faux débat. “
lire la suite sur collaboratif-info.fr…

Faudra-t-il qu’en France ce soit la grippe qui favorise l’adoption des usages collaboratifs dans l’entreprise ? Et que notre classe dirigeante découvre enfin qu’il est possible de travailler autrement qu’en ayant ses collaborateurs attachés à leur siège ? Tant mieux si c’est bien le cas, et si c’est durable ensuite.

Le problème est que dans bien des cas, les collaborateurs à l’extérieur de l’entreprise (du firewall comme on dit) peuvent utiliser tous ces outils modernes, mais ce sont souvent ceux restés dans l’entreprise qui ne peuvent pas les utiliser, à cause justement des contraintes draconiennes imposées par leurs services de sécurité. Le problème n’est donc résolu qu’à moitié, c’est à dire que ceux qui ne peuvent venir au bureau pour cause de grippe ou de fermeture de leur lieu de travail pourront travailler entre eux de manière moderne et efficace, mais pas avec leurs collègues éventuellement restés dans les immeubles ! Dommage… Espérons qu’en rentrant, les télétravailleurs feront découvrir aux restant les niveaux d’efficacité atteints dans le business grâce à cette liberté retrouvée, et qu’ils pourront faire bouger les lignes

Ce serait amusant que suite à la pandémie grippale on découvre que les gens ont mieux bossé et été plus efficaces pour leur entreprise en étant dehors que dedans ?

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En effet, le gouvernement, le MEDEF, l’éducation nationale, et de nombreuses entreprises en France et à l’étranger se préparent à affronter une pandémie grippale de grande ampleur à l’automne (en savoir plus…).

Une des préconisations majeures des différents plans proposés, est la capacité pour les entreprises de continuer à travailler avec une partie des employés en télétravail en cas d’obligation de fermer des bureaux ou des immeubles complets.

Certains scénarii prévoient jusqu’à 30% du personnel absent sur certaines périodes. Ce serait une catastrophe économique pour la plupart des entreprises que de ne pas pouvoir continuer à faire travailler ceux qui ne peuvent venir au bureau, non pas parce qu’ils sont malades, mais parce que les bureaux ont été fermés.

Le télétravail est donc la solution recommandée par les différents organismes officiels, encore faut-il s’y préparer et organiser à l’avance non seulement les dispositions sociales et juridiques permettant d’installer ses employés dans cette configuration, mais également les systèmes d’information afin que les collaborateurs sur sites et hors sites puissent continuer à travailler de la manière la plus efficace possible.

L’objet de ce petit-déjeuner est d’expliquer en deux heures :

• comment se préparer à cette éventualité, quelles sont les contraintes sociales et juridiques à respecter et mettre en oeuvre au plus vite
• quel rôle essentiel peut jouer la solution de collaboration Google Apps dans ce scénario, soit par elle-même, soit en étant le complément idéal d’un système d’information existant, qu’il soit basé sur des technologies Microsoft ou Lotus/IBM.

Tout ceci afin de permettre une collaboration la plus fluide possible entre collaborateurs et garantir la continuité du travail de manière optimale.

Ce petit déjeuner sera animé par :

• Miguel Membrado, fondateur et directeur général de Kimind, cabinet de conseil et de service spécialisé dans l’entreprise 2.0 et Google Apps Authorized Reseller. Miguel Membrado expliquera comment déployer un environnement Google Apps en complément de son système d’information existant, quels règles de sécurité adopter afin de garantir la confidentialité et l’intégrité des données, et comment tirer profit le plus efficacement possible des fonctionnalités de collaboration nativement temps-réel qu’offrent Google Apps afin de faire travailler l’ensemble de son personnel comme s’ils étaient tous dans les mêmes bureaux.

• Nicole Turbé-Suetens, partenaire de Kimind, directrice du cabinet de conseil Distance Expert, spécialiste française et européenne du télétravail, ancienne présidente de l’Association Française du Télétravail et contributrice de la récente mise à jour de la loi télétravail. Nicole Turbé-Suetens fera un point complet sur les impacts sociaux et le cadre imposé par la loi, et présentera sa méthode pour déployer le plus rapidement possible un cadre juridique et social formel permettant aux entreprises de se préparer le plus rapidement possible.

Entrée gratuite – Inscription Obligatoire – Nombre de places limité

Date et horaire :
Le 22 septembre 2009
de 8h30 à 10h30

Lieu :
Google France
38, Avenue de l’Opéra
75002 Paris, France

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L’après midi de 1- à 17h, Kimind animera un atelier de travail intitulé “Adoption et dissémination des pratiques collaboratives. Facteurs de succès et freins“. N’hésitez pas à vous inscrire (40€ pour la journée) si vous souhaitez y participer, ainsi qu’à tout autre des événements de cette journée.

Les bénéfices sont très importants, car du coup la transition vers Google Apps peut ne se faire qu’au niveau des infrastructures techniques, sans changer les habitudes des utilisateurs. Passer d’une infrastructure Exchange à une infrastructure Google Apps représente une réduction de coût d’un facteur 5 à 10. Un des CIO interviewé dans la vidéo de Google ci-dessous par d’une réduction de coût d’un facteur 6. Les équipes peuvent alors être déployées à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée, et les infrastructures matérielles (serveurs, backups, etc…) redéployés également pour d’autres usages.

Voici comment Google annonce ce nouveau produit à travers quelques témoignages de CIO américains. Nous-même chez Kimind avons accompagné plusieurs grandes PME dans cette démarche, et les bénéfices sont réellement au rendez-vous, avec des résultats et une appropriation étonnants.

Un des intérêts considérables de l’approche Google Apps par la messagerie est en plus la possibilité d’introduire, pour le même coûts, les fonctionnalités collaboratives de gestion de documents partagés et de création de sites collaboratifs. Migrer sa messagerie est donc un acte à double déclencheur :

1. faire des réductions de coûts drastiques sur ses infrastructures informatiques et redéployer son personnel à des tâches à plus forte valeur ajoutée
2. introduire pour le même coût une solution collaborative d’Entreprise 2.0 parfaitement adaptée aux usages de collaboration quotidiens pour toutes les équipes de l’entreprise, favorisant une collaboration temps-réel qui va venir décupler la puissance de travail individuelle et collective, pour le plus grand bénéfice de l’entreprise.

N’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner dans cette démarche.

C’est le titre exact du livre blanc édité sous l’égide de Distance Expert et sous la direction de Nicole Turbé-Suetens. Nicole était la coordinatrice du consortium eSangathan, et c’est le fruit de deux années de travail, qui font l’objet de ce livre blanc destiné à la France, puisque le livre blanc officiel du projet va lui aussi être très prochainement publié dans sa version anglaise.

Kimind a participé activement à la rédaction de ce livre blanc en ayant rédigé la partie consacrée à “Seniors et Web 2.0“. Divisé en trois parties, cette section est fort intéressante, partant des définitions fondamentales et des révolutions engendrées par le web 2.0, en passant par les résultats résumés des pilotes eSangathan et concluant par les retours d’usages constatés dans l’appropriation du Web 2.0 par les seniors.

Si vous vous intéressez à ce sujet, fort important d’ailleurs pour l’avenir de nos sociétés occidentales, n’hésitez pas à lire ce livre blanc.

Pour la petite histoire, il a été écrit collaborativement dans Netcipia, et il ne sera publié que dans sa version en ligne accessible à http://livreblanc.netcipia.net.

UPDATE: L’interview de Nicole Turbé-Suetens poar RHSenior à propos du livre blanc

Nouvelle version de XWiki fort impressionante au demeurant. XWiki s’installe de plus en plus dans sa position de meilleur wiki d’entrerprise du marché mondial, tout en préservant son caractère open source. La roadmap présentée est également fort motivante, la direction prise par XWiki est assurément la bonne, car on sort du pur cadre du wiki traditionnel réservé plutôt à la rédaction collaborative, pour aller réellement vers le véritable espace de travail collaboratif, avec une nouvelle dimension sociale qui arrive à grande vitesse.