Il est clair que cette vision plate-forme est un véritable succès. Ce succès est dû à sa facilité de mise en oeuvre, grâce au fait que les applications soient hébergées, disponibles en mode SaaS et tournant dans le cloud. Un seul click et n’importe quelle application dont vous avez besoin pour votre système d’information devient disponible.

Google, toujours une longueur d’avance

Google prend une fois de plus un longueur d’avance sur ses concurrents que sont Microsoft et IBM, qui n’en sont qu’à lancer leurs propres équivalents (?) de Google Apps…

Que trouve-t-on dans la marketplace de Google Apps ? Des services de CRM, des services de mindmaps, des services de dessin vectoriels, des services de réseaux sociaux d’entreprise, des services de gestion de projet, des services de facturation et de comptabilité, des services d’emailing, des services de workflow, etc…

Tous ces services ont accès aux données de votre Google Apps, et ils peuvent ainsi réellement interagir avec vos données de messagerie ou de documents. Par exemple le service de workflow sera capable d’aller écrire ou lire des informations dans un de vos documents tableur et automatiser ainsi un certain nombre de tâches de collecte ou d’alimentation de données, avec validation par différentes personnes en suivant un processus déterminé.

Autre exemple, une petite entreprise qui se lance et veut bâtir un système d’information solide et moderne pour soutenir son activité, n’aura qu’à acheter Google Apps, des services associés de CRM, de billing et de comptabilité, d’emailing et de gestion de projets, et elle sera tout aussi bien équipée qu’une société bien plus importante ayant investi des sommes colossales pour bâtir la même architecture, avec une équipe d’informaticiens pour gérer tout cela. Ici plus de maintenance, plus de mises à jour de logiciels, plus de serveurs à gérer, plus d’espaces de stockages associés, plus de personnel informatique dédié à cette maintenance, bref… plus de soucis, une efficacité directe et une fiabilité bien plus importante que celle que pourrait délivrer n’importe quel service informatique traditionnel.

Tout ceci était impossible ne serait-ce qu’il y a quelques mois. Nous assistons devant nos yeux à une démocratisation sans précédent des systèmes d’information d’entreprise.

Cela va changer à tout jamais le paysage informatique, et donner réellement la possibilité à toutes les structures, quelles que soient leurs tailles, et quasiment quels que soient leurs budgets, de pouvoir travailler aves des outils de professionnels dans tous les domaines de leur système d’information. Cela devrait permettre d’accroître drastiquement la performance des entreprise ains que leur impact sur l’économie mondiale. Entre l’Internet qui a permis aux PME de toucher des marchés inexploités jusqu’à présent (l’effet longue traîne) et l’internet qui leur permet maintenant de gérer des systèmes d’informations évolués qu’ils n’auraient jamais eu les moyens auparavant de se payer, nous sommes entrés dans une nouvelle ère de la gestion d’information, et espérons-le de l’organisation et du management qui vont avec.

Quels prix pour les services de la marketplace ?

Budgets réduits, oui. Mais les éditeurs de services sont-ils en train de prendre les bonnes décisions en matière de business models ? On pourrait fort justement se poser la question lorsqu’on regarde la tarification de certains services de la marketplace. Rappelons tout d’abord que Google Apps est facturé 40€ par an et par utilisateur. On pourrait alors imaginer assez facilement que des services complémentaires soient facturés moins chers que les propres licences de Google Apps. C’est le cas de services comme RunMyProcess (30€/an par utilisateur) ou de SocialWok ($36/an par utilisateur). Mais ce n’est malheureusement pas le cas de beaucoup d’autres services, qui facturent jusqu’à $10/mois par utilisateur, soit des prix pratiqués dans beaucoup de services SaaS indépendants.

Des services complémentaires de Google Apps facturés 2 à 4 fois plus chers que Google Apps lui-même, est-ce justifié ? Surtout si l’on doit acheter plusieurs services ensemble ? Car dans ce cas le budget risque rapidement d’être relativement important si vous cumulez, et de finalement freiner le taux d’équipement pour le moins des petites entreprises.

Je pense qu’en fait les éditeurs n’ont pas vraiment réfléchi encore de manière globale, et comme il n’y a pas de réelle concurrence encore, le marché n’en est pas encore à s’autoréguler. Si on regarde l’Apple Store et comment les prix ont évolué lors de son lancement, on voit bien que des prix bas se sont rapidement mis en place, car les développeurs ont vite compris qu’il valait mieux vendre beaucoup mais pas cher, que peu et cher. Et la concurrence a vite fait de booster la compréhension du phénomène. Beaucoup des vendeurs de la marketplace de Google Apps ne l’ont pas encore compris je pense, ce qui va freiner indubitablement leur taux d’adoption, et c’est bien dommage.

Faudrait-il que Google implémente une règle telle que l’obligation de ne pas dépasser le prix annuel d’une licence Google Apps ? Cela afin de permettre aux utilisateurs de Google Apps d’acheter le maximum de services complémentaires plutôt que de se limiter à cause de budgets ? Je n’ai pas de réponse à cette question, mais elle mérite d’être ouvertement posée.

A quand des services français ?

De plus en plus de services s’ajoutent quotidiennement à la marketplace, mais pour l’instant l plupart sont d’origine américaine. Impossible de trouver des services de comptabilité ou d’emailing français. Cela va donc grandement limité l’adoption par les PME françaises de ces services. Est-ce dû à un plus faible taux de pénétration de Google Apps sur le marché français, ou au fait qu’il existe encore peu de services français en pur SaaS ? Et que ceux qui existent n’ont pas encore compris l’intérêt d’être présents dans la market place Google ? Il en va sûrement d’un peu toutes ces causes.

Il faut espérer que les acteurs français du marché se réveillent rapidement, et fournissent des services spécialisés et adaptés à notre marché local, car sinon nous serons encore une fois en retard et notre propre économie ne tirera pas profit de cette avancée majeure qu’est l’écosystème de Google.

L’exemple d’ExamGeneral

En tout cas de notre coté, chez Kimind, nous poussons nos clients à faire le saut, et à intégrer cette nouvelle dimension le plus rapidement possible dans leurs services en ligne. C’est ce que nous avons fait avec ExamGeneral (http://www.examgeneral.com), service de création et de prise d’examens en ligne. C’est un service que Kimind a conçu, réalisé et produit pour le compte de la startup californienne ExamGeneral, et dès le mois de mars, lorsque la marketplace a été présentée en avant-première, nous avons soumis les premières spécifications fonctionnelles à l’équipe dirigeante, avec le business model associé, afin de démontrer le potentiel important pour ExamGeneral de la mise en ligne d’un tel service complémentaire.

De plus, ExamGeneral s’adressant en grande partie du marché de l’éducation, le bénéfice est double, puis Google Apps for Education équipe déjà plus de 8 millions d’étudiants de par le monde. C’est donc permettre à ExamGeneral de toucher immédiatement un nouveau marché de plusieurs d’utilisateurs d’un coup et d’un seul, juste en étant présent dans la place de marché de Google Apps.

Nos équipes sont en cours de réalisation de l’interfaçage avec Google Apps, et ExamGeneral devrait être disponible dans la marketplace au cours du mois de septembre. L’intégration se fait à plusieurs niveaux, tout d’abord au niveau de l’authentification des utilisateurs, qui s’appuie sur celle de Google Apps. Puis elle se fait au niveau des données eux-mêmes, les professeurs pouvant associer à leurs cours et à leurs examens des documents provenant de leurs Google Docs.  Puis les résultats d’examens seront automatiquement déversés dans Google Spreadsheet afin d’être consolidés et partagés par qui de droit.

ExamGeneral est donc un exemple parfait d’intégration d’un service extérieur à la marketplace, qui à la fois va tirer profit de l’écosystème de Google pour accroître ses part de marché, tout en mettant à la disposition de ses utilisateurs de services complémentaires qu’il aurait été idio pour ExamGeneral de développer en propre. Et à l’inverse Google offrira indirectement à ses millions d’utilisateurs un service d’examen en ligne adossé à Google Apps.

Conclusion

Si vous êtes éditeurs de solution en SaaS et que vous lisez ces lignes, réfléchissez vite à tirer profit de cette opportunité qui vous est ouverte. Des places sont à prendre en ce moment, puisque c’est le début. Lorsque tous les concurrents d’un domaine seront présents dans la marketplace, il sera plus difficile de se différencier. Mais là c’est le début, et le bon moment pour y investir. De plus ce sont des projets en général courts, le premier niveau d’adaptation étant simple, et le reste pouvant se développer de manière incrémentale.

N”hésitez pas à nous contacter pour en discuter et réfléchir ensemble sur les différentes formules possibles.

mercredi 9 juin à 9h30
Centre Cerise à Paris
Cliquez ici pour plus de détails et pour vous inscrire

.. mais pas notre élite gauloise (Medef, Elus, Gouvernement…) from Jean Michel Billaut on Vimeo.

Vous pouvez lire les commentaires de Jean-Michel suite à l’interview dans son billet original dont est extrait cette vidéo. Et au passage, un grand merci à Jean-Michel pour l’excellence de son travail d’interviewer depuis toutes ces années dans son Billautshow

Depuis aujourd’hui donc, n’importe quel domaine Google Apps, standard, premier ou education, peut ajouter le service Wave et le rendre disponible ainsi à tous ses utilisateurs.

Pour cela, il suffit d’aller dans son panneau d’administration (attention, il faut être en version anglaise du panneau), de cliquer sur “Add more services”, et d’ajouter Wave en cliquant sur “Add it now”.

Ensuite il est possible de configurer le service pour qu’il soit disponible en tant que sous-domaine, comme pour nous (http://wave.kimind.com) :

Quelques options permettent de décider si on veut que ses utilisateurs puissent inviter des personnes extérieures au domaine ou non, ainsi que recevoir automatiquement des notifications de mises à jour de waves.

Après avoir validé tout cela, Wave devient disponible à tous.

Qu’est-ce que Google Wave ? Un potentiel remplaçant de la messagerie électronique dans bien des cas. Comme je l’illustrais il y a quelques jours à travers mon billet “une organisation peut-elle devenir email-free ?“, l’utilisation de Google Wave va permettre d’y transférer la très grande majorité de son flux conversationnel email, afin d’avoir une gestion intelligente et efficace des échanges inter-personnels. Un réel pas de plus encore vers l’email-free !

Une wave, c’est une conversation, accessible en un endroit unique, à laquelle on peut inviter d’autres personnes à tout moment, où on peut voir ce qu’écrivent les autres en temps réel, ou on peut modifier ce qui a déjà été écrit, où on peut rejouer l’historique des modifications, et où enfin on peut adjoindre des “extensions” qui vont automatiser des actions ou afficher des objets tels que des vidéos, des sondages, des workflow (SAP en a fait la démo en novembre dernier à la conf E2.0 de SF), etc…

Extrêmement riche, amenant des nouveaux usages, c’est bien entendu un outil dont l’adoption ne sera pas forcément évidente pour ceux ayant du mal à changer leurs habitudes de travail, mais qui apporte un vent de liberté énorme dans les usages, tout en permettant de rationnaliser ses flux d’informations. Exactement ce qu’il faut aujourd’hui pour être encore une fois plus productive individuellement et collectivement.

Lancez-vous, n’hésitez pas, il faut mettre les mains dans le cambouis, il faut faire participer ses équipes, il faut découvrir tous ensemble les usages, il faut lancer des discussions, initier des co-rédactions de documents, inviter des partenaires à échanger autour d’un contrat en temps réel, arrêter d’utiliser les emails où l’information se disperse et se duplique à l’infini pour ne créer que du chaos… Et peu à peu les application concrètes verront le jour et les bénéfices deviendront évidents pour tous et un moteur de transformation…

Drôle de question. Travailler sans utiliser d’emails ? Impossible répondrez-vous spontanément !

Et pourtant… C’est maintenant possible et nous pouvons l’affirmer haut et fort, le niveau fonctionnel nécessaire pour que cela soit possible est atteint depuis quelques mois, y compris pour les entreprises !

En effet à toute la panoplie des nouveaux services collaboratifs nés ces dernières années, est venue s’ajouter la brique manquante pour pouvoir se débarrasser de l’email : l’outil conversationnel de type micro-blogging à la twitter. Dans son implémentation plus riche, cela donne  FriendFeed ou le wall de FaceBook dans l’univers grand public, Google Buzz et SocialWok dans le monde de l’entreprise.

Bien que fervent défenseur du zéro email depuis l’année 2000, nous avons pris conscience il y a seulement quelques mois que c’était enfin 100% possible, en particulier à travers 2 projets distincts initiés à la mi-2009 et pour lesquels nous avons déployé l’ensemble des outils collaboratifs formant le socle de l’entreprise 2.0.  Après quelques mois d’utilisation, nous avons été frappés par le fait que certains membres de ces groupes de travail n’utilisaient plus du tout l’email pour communiquer entre eux. Plus aucun email ! Ces projets sont donc devenus réellement email-free !

En fait la rupture a été visible lorsque d’autres utilisateurs de ces groupes, qui eux n’avaient pas encore franchi ce pas, sont revenus à la charge en disant qu’ils avaient envoyé un email auquel il n’avait pas été répondu. Eh oui… les boites aux lettres n’étaient plus consultées, puisque les discussions entre les membres des projets étaient maintenant toutes produites et centralisées dans l’outil conversationnel partagé. Et que le fruit du travail collectif, devant être capitalisé ou à destination de l’extérieur du groupe, était produit, partagé et traité de manière collaborative dans la suite bureautique en ligne ou dans le wiki, les commentaires autour de ces documents étant produits également dans l’outil conversationnel.

Donc la réponse à la question posée dans le titre de ce billet est OUI ! Il est possible aujourd’hui d’être email-free ! Email-free au moins dans le fonctionnement interne d’un groupe de travail. Et cela est une avancée majeure pour la productivité individuelle et collective, ainsi que pour la capitalisation du savoir-faire et des connaissances de l’organisation.

Comment devenir email-free ?

1. utiliser une suite bureautique collaborative en ligne pour concevoir en temps réel vos documents (traitement de texte, tableur, formulaires, etc…)
2. utiliser un wiki comme portail de projet, où toute l’information de votre projet sera consolidée, produite et/ou liée. Où tout membre du groupe ou tout nouvel entrant, pourra y faire référence à tout moment pour y trouver l’information qu’il souhaite.
3. utiliser un outil conversationnel, au minimum un outil de micro-blogging, “à la twitter”, mais encore mieux un outil de micro-blogging gérant visuellement les fils de discussions afin de pouvoir animer de vraies discussions dans le temps (comme l’a initié FriendFeed et qui devient peu à peu la norme implicite des outils conversationnels d’entreprise, cf. copie d’écran plus haut).

Par exemple, voici chez Kimind, l’infrastructure collaborative que nous utilisons :

• Google Apps : pour la bureautique collaborative en ligne, les agendas partagés, les espaces de travail collaboratifs (wikis), le chat, et les formulaires (invitations aux événements, sondages, …). A noter que tout ce qui est produit est historisé (versionning complet des documents, des wikis, des chats, etc.), donc parfaitement sécurisé et capitalisé.  Remplace tous les échanges d’email comprenant des fichiers bureautiques attachés. Plus de fichiers bureautiques non plus stockés sur les PC en local. Google Apps gère aussi bien entendu les boites aux lettres des salariés, pour pouvoir communiquer par email vers l’extérieur du groupe.
• SocialWok : pour le micro-blogging et le conversationnel, parfaitement intégré à Google Apps, et permettant de démarrer une conversation autour de n’importe quel document créé dans Google. Remplace tous les échanges d’email pour discuter autour d’un document ou d’une information.
• Highrise : pour le CRM, permettant de conserver l’historique de toutes les conversations et actions autour d’un client. Toute l’info client regroupée en un seul endroit, plus d’email circulant en interne à ce sujet.
• Diigo : pour l’outil de social bookmarking, permettant à l’ensemble du groupe de faire une veille collaborative quotidienne, et en faire bénéficier également l’ensemble de nos membres et de nos lecteurs. Plus d’emails échangés avec des bookmarks qui traînent., le ca
• Wordpress : pour notre site web, gérant à la fois les pages institutionnelles, les billets de blog et les simples formulaires de contact.

Devenir email-free, c’est sortir du cercle infernal de la journée de travail pilotée par l’arrivée des emails. C’est pouvoir retravailler par contexte, en déterminant les plages horaires consacrées à telle ou telle activité. C’est être efficace individuellement, puisqu’il n’est plus nécessaire d’organiser l’information que l’on reçoit, elle est déjà organisée. C’est être efficace collectivement car l’information est produite directement là où elle doit être consommée par le reste du groupe.

Devenir email-free, c’est accéder à une nouvelle forme d’organisation du travail, celle qui constituera notre future façon de travailler à tous. N’est-ce pas l’objectif qu’ont souhaité atteindre les concepteurs de Google Wave ? N’est-ce pas pour cela que leur produit, bien qu’imparfait aujourd’hui, a provoqué un tel engouement ?

Sera-t-il possible d’étendre ces nouvelles façons de travailler d’un groupe de quelques dizaines de personnes à des organisations de plusieurs milliers de personnes ? La réponse est déjà évidente pour des praticiens comme nous qui voyons au jour le  jour les changements d’usage chez les grands-comptes ayant adopté ces outils et que nous accompagnons au quotidien.

Et vous ? Etes-vous email-free ? Quand comptez-vous le devenir ?

Après investigation, cela semble provenir de la récente mise à jour des cookies d’authentification de Google Apps, permettant de “déloguer” un utilisateur à distance (cf. notre billet sur le sujet). Pour corriger le problème, il vous suffit normalement de nettoyer les cookies et le cache de votre navigateur sur les dernières semaines. Pour cela vous devez aller dan les options de FireFox ou de Chrome et sélectionner les options adéquates (“Effacez les données de navigation…” ou “Effacez l’historique récent…”)

Vous devriez alors retrouver sans problèmes l’accès à Google Docs. A nos clients : n’hésitez pas à nous contacter si le problème persiste ou avez besoin de plus d’informations, et transmettez cette information à vos utilisateurs bien entendu.

UPDATE: les ingénieurs Google sont en train de résoudre le problème. Il se pose quand on a un compte Google Docs grand public ouvert en même temps que son (ou ses) comptes Google Apps. Une solution temporaire au problème consiste à faire un logout de son compte Google Docs grand public pour continuer à utiliser son Google Apps tranquillement. Sinon le problème revient régulièrement.

UPDATE2: le problème se produit également lorsqu’on a plusieurs comptes Google Apps ouverts simultanément. Le premier lien documents marche bien, mais le lien dans le second Google Apps ne marche plus.

UPDATE3 (10 mai): problème à moitié résolu, dans le sens que tout va bien sur Google Apps maintenant quand on clique sur le liens “Documents”, mais à chaque nouvelle session de navigateur, au bout du second compte Google Apps ouvert, il demande à quel compte on souhaite se connecter, ce qui est un peu pénible. Au moins on réaccède à ses documents sans problème…

Car au fur et à mesure que les entreprises vont adopter les nouveaux usages de l’Entreprise 2.0, il est évident qu’il sera d’une part de plus en plus difficile de refuser à quelqu’un de travailler à distance quand cela lui convient, et d’autre part que les habitudes de management évolueront et effaceront la crainte que pouvaient avoir les dirigeants français à ne pas avoir leurs employés sous la main.

Nous sommes donc particulièrement heureux de soutenir 362.0 dans cette démarche et de vous inviter à venir nombreux assister à ce débat qui réunira les acteurs suivants :

• Nicole Turbé-Suetens, Fondatrice de Distance Expert,  membre fondateur de 362.0 et co-auteur de l’ouvrage “Le télétravail en France : les salariés sont prêts !“
• Pierre Morel à l’Huissier, député et co-auteur du même ouvrage
• Jean-Paul Bouchet, secrétaire général CFDT Cadres
• Christine Baudoin, avocat au Barreau de Paris
• Marc Thiollier, Accenture France

Elle aura lieu le 25 mai à 18h30, au Pôle Universitaire Léonard de Vinci à la Défense. Pour vous inscrire cliquez sur ce lien pointant vers le formulaire d’enregistrement auprès de 362.0.

Cette nouvelle fonction est très importante pour la sécurité de Google Apps, car elle va permettre par exemple en cas de vol d’un ordinateur portable, de s’assurer immédiatement que toutes les sessions ouvertes de l’utilisateur seront immédiatement fermées et qu’aucune donnée sensible ne sera visible par le voleur.

Cette fonction est directement accessible dans la fiche utilisateur, actionnable uniquement par les administrateurs.

Google répond en publiant un site donnant tous les éléments de réponse nécessaires au lien suivant : http://www.google.com/apps/intl/fr/trust/

(pour info, l’équivalent US est disponible ici)

Vous pouvez activer ces fonctions en allant dans les settings de Google Docs et en cochant la case correspondante (cf. screenshot). Dans Google Apps il faut également que dans le panneau d’admin les pre-release features soient activées.

Dans le traitement de texte, seuls les nouveaux documents créés bénéficient du nouvel éditeur.

Dans les nouvelles fonctions ont peut noté qu’une règle apparait également, mais surtout qu’un nouveau mode de gestion des commentaires beaucoup plus ergonomique et efficace est disponible, permettant la discussion au sein du commentaire lui-même (comme dans un chat), et son positionnement à l’extérieur du texte en cours de modification :

Des fonctions d’édition se complètent également avec plus de choix par exemple dans les bullet points et les listes :

et l’éditeur d’équations s’enrichit d’une toolbar bien pratique :

Dans Spreadsheet, pas de grands changements fonctionnels, si ce n’est une barre de formule toujours apparente, la possibilité sur les tableurs existants de basculer sur la nouvelle interface, et des performances effectivement accrues, la différence est palpable.

Profitons-en au passage pour prévenir par contre qu’à partir du 3 mai, le module offline de Google Docs ne sera plus disponible, en attendant le lancement d’une nouvelle version compatible avec la nouvelle infrastructure en cours de déploiement justement.

Donc tous ceux qui utilisent ce module doivent absolument resynchroniser les documents offline d’ici le 3 mai, sinon ce ne sera plus possible ensuite. Google n’annonce pas de date de disponibilité pour l’instant de la nouvelle version.

Le module offline de gmail reste par contre disponible, pas de crainte de ce point de vue-là.

Voici la vidéo de présentation de Google concernant ce nouveau Google docs: