Kimind Consulting

Google Drive est en cours de déploiement pour les utilisateurs de Google Apps.  Google Drive, c’est l’endroit où vous pourrez créer, partager, collaborer, et conserver vos données. Notons que les 5 premiers Go sont à disposition gratuitement.

Il est important de noter que pour le moment, il faut télécharger Google Drive individuellement. Le passage de Google Docs à Google Drive se fera donc au fur et à mesure.

Google Drive est donc le remplaçant de Google Docs. Les fonctionnalités de Docs sont donc conservées tout en étant améliorées par les nouveautés de Drive.

Les points Clés de Google Drive

Google Drive, sauvegarde vos données sur votre disque dur local

Quand vous utilisez Google Drive pour la première fois, il vous est proposé d’installer un client sur votre ordinateur (client local). Il est important de mettre en avant le fait que le client local de Google Drive ne remplace pas encore des logiciels de synchronisation tels que Box.net ou Insync, car ce qui est enregistré via Drive ne sont pas les fichiers en eux-même, mais des liens vers vos documents.

En soit, quand vous cliquez sur l’un de vos documents via votre explorateur, celui-ci ouvrira votre document dans votre explorateur internet (Chrome, Firefox, etc …). La synchronisation complète de vos fichiers sera mise en place un peu plus tard, pour le moment, il faut encore être connecté à internet pour y avoir accès. Il est donc recommandé d’utiliser Drive avec des clients tels que Box ou Insync.

Une version Mac est aussi disponible, et vous pouvez aussi télécharger “Drive app” pour votre tablette ou votre smart-phone Android, prochainement sur iOS . Un autre point intéressant est la possibilité de rechercher vos fichiers par mot clés et même mettre en place des filtres pour faire des recherches en fonction du type de fichier, de l’auteur, etc …

Parez votre Drive d’applications

Un des grands avantages liés à l’utilisation de Google Drive est la possibilité d’y ajouter directement des applications gérées par d’autres éditeurs. Par exemple, si vous avez besoin de créer une “Mind Map”, vous pouvez ajouter l’application “MindMeister” depuis le menu déroulant “Créer” en cliquant sur “plus” puis sur “intégrer d’autres applications”. En cliquant sur ce bouton, vous serez redirigé vers le Webstore de Google Chrome. D’autres applications telles que Balsamiq, Evernote, Slide Rocket, etc …, sont aussi disponibles.

Achat d’espace de stockage centralisé

Concernant l’achat de stockage, il est désormais centralisé. Avant Drive, le stockage supplémentaire était acheté par l’utilisateur final, et il n’était pas possible de faire autrement. Une fois l’espace de stockage supplémentaire ajouté, vous pouvez répartir celui-ci individuellement ou par groupe d’utilisateurs.

Vous pouvez acheter de l’espace de stockage supplémentaire qui peut être partagé entre Google Drive et Picasa Albums Web (notons que l’espace de stockage gratuit ne peut pas être transféré entre les produits).

En somme

Avec Google Drive, la création, le partage, et la collaboration prennent tout leur sens. Etant donné que Drive à été élaboré dans l’environnement Google Apps, vous pouvez travailler avec d’autres personnes en temps réel sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations, tout comme vous le faisiez déjà avec Google Docs.

De grande choses sont attendues pour Google Drive.

Dans cette vidéo, Miguel Membrado (Kimind) et Ludovic Dubost (Xwiki) font un point sur l’histoire et les enjeux du Cloud computing et des solutions de gestion de l’information en SaaS.

L’offre de solutions en cloud se développe rapidement, qu’il s’agisse d’infrastructures ou de services. Mais que recouvre justement et précisément le cloud ?
Quels modes de gestion de projet et de tarification induit-il ?
Constitue-t-il une opportunité nouvelle pour les professionnels de l’information ?
Les freins souvent évoqués (réversibilité, sécurité) sont-ils des risques réels ?
Miguel Membrado balaye tous ces aspects dans la première vidéo, et Ludovic Dubost donne dans la seconde vidéo sa vision du domaine à travers le phénomène d’open source et le développement d’XWiki.

Partie 1 (Kimind, Xwiki, Cloud computing, web 2.0, Acteurs du Cloud, SaaS, PaaS, LaaS, …)

Partie 2 (Productivité individuelle/collaborative, Partage, Google Apps, logiciels open-source collaboratifs, Web services)

Vous pouvez retrouver cette information sur le site officiel de ADBS, l’association des professionnels de l’information et de la documentation.

La deuxième banque d’Espagne, BBVA, à choisi de passer à la solution Google Apps !
En effet, plus de 35 000 employés de BBVA ont vu leur comptes migrer vers Google Apps, et commencent donc déjà à se servir des outils de collaboration et de communication intégrés à la suite Google Apps:

• Gmail avec son chat intégré
• Google Calendar
• Google Docs
• Google Groups
• Google Sites
• Google videos et plus encore.

La migration sera complétée courant 2012, et les 110 000 employés de BBVA répartis sur 26 pays,  passeront à la solution  leur tour.

Le saviez-vous ? Kimind a accompagné la banque mondiale dans un projet de  transfert de compétences avec le ministère de l’agriculture de Haïti. Cliquez sur le lien pour plus d’informations !

Nous attendions cela depuis le lancement de Google + il y a quelques mois afin de pouvoir utiliser notre compte professionnel avec Google Plus et ne pas être obligé de créer un compte gmail.com pour cette occasion (ce que j’avais néanmoins fait pour pouvoir utiliser le service).

Comme promis par Google, Google+ devient donc disponible depuis hier dans les comptes Google Apps. Pour activer le service, il faut s’assurer d’abord que le service Google Profile est bien disponible dans son panneau d’administration (Section “Organisation et Users”/Services). Ensuite il faut activer le service Google Plus.

Chaque utilisateur souhaitant utiliser Google Plus devra d’abord créer son profil (en cliquant sur son adresse email en haut à droite de la page gmail par exemple). Attention, le profil est public,  cela devient donc un profil professionnel public sur le web. Tout n’est pas obligatoirement visible puisqu’il est possible de ne rendre disponible certaines infos qu’à certains cercles, par exemple ses clients.

Ensuite il suffit d’aller sur http://www.google.com/plus pour activer définitivement Google + sur son compte.

L’intérêt de Google Plus lié à son compte professionnel Google Apps est bien entendu de créer des cercles pour y intégrer ses collègues, ses clients, ses partenaires, ses fournisseurs, ses relations, et initier ainsi une communication ciblée par rapport à chacun de ses cercles de relations.

C’est la brique réseau social tant attendue dans Google Apps depuis 2007 car elle peut être utilisée aussi bien en interne qu’en externe de l’entreprise :

• en interne on verra un véritable usage conversationnel se mettre en place (nous attendons avec impatience la possibilité de joindre des google docs aux documents, et pas seulement des liens), bien plus efficace qu’une conversation par email. On peut créer des cercles par département, par équipe, par division, par centres d’intérêts, par expertises, etc…
• en externe on verra la possibilité de maintenir une conversation participative avec ses clients par exemple, dans une relation assez inédite à ce jour dans le monde de l’entreprise
• et les deux à la fois, la création de cercles dédiés à des projets, mélangeant un mixte de relations internes et externes, avec un vrai fil conversationnel du projet, avec toutes les annonces, les questions, les fils de discussions divers et variés qui ont lieu dans un projet, réunis en un seul fil de discussion accessible de toutes les parties prenantes.

Une autre fonction très intéressante, le “hang out”, est également disponible. Elle permet d’initier une session de chat vidéo, sur un ou plusieurs cercles, à laquelle n’importe qui appartenant au cercle peut se joindre à la volée pour une discussion vidéo. Extrêmement utile pour partager une info en temps, mieux communiquer ensemble lorsqu’on travaille en temps réel, etc… A travers les “extensions” des hang-outs, il est même possible de faire du partage d’écran. C’est donc aussi un véritable complément de travail collaboratif temps réel qui se met en place, dans un mode participatif plus puissant que la simple vidéo conférence en face à face. Les perspectives sont énormes pour qui saura en tirer profit d’un point de vue organisationnel et efficacité en matière de communication et de collaboration.

Donc n’hésitez pas à créer votre profil et aller dans Google plus, et invitez-moi sur mon adresse professionnelle ou n’importe lequel de vos interlocuteurs Kimind pour initier la conversation

UPDATE: attention lors de la création du compte Google Plus à bien indiquer une date de naissance supérieure à 13 ans (voire même 18 pour être tranquilles), car Google considère que ces informations doivent être véridiques, et Google Plus étant interdit au moins de 13 ans, Google suspend automatiquement le compte Google de l’utilisateur si sa date de naissance est inférieure aux 13 ans requis. C’est la mésaventure survenue à un de nos clients qui n’a pas fait attention et a mis 2000 comme année de naissance…

Kimind est partenaire du salon M.I.S., Management, Information et Stratégie, et animera un atelier sur l’évolution des intranet et une table ronde sur les réseaux sociaux d’entreprise avec les acteurs majeurs du marché français.

Rendez-vous les 11 et 12 octobre 2011 à la Bourse du Commerce de Paris pour cette première édition de M.I.S, Management, Information et Stratégie. Résultat de l’alliance entre ICC, Veille Magazine et Documation, cet événement, dédié auxorganisations qui placent la maîtrise de l’information au cœur de leur stratégie, se construit autour des concepts et valeurs, communautés d’acteurs et technologies qui dynamisent les innovations, les usages et les modes de management créateurs de croissance dans l’Entreprise 2.0.

Ce rendez-vous renforce ainsi son positionnement autour des thèmes tels que : Veille & Analyse Stratégique – Performance collaborative – Reseaux et Medias sociaux – Competitive Intelligence – Digital Reputation – Maîtrise de l’incertitude et du risque numérique – Knowledge Management.

Au programme : 50 exposants et partenaires – 42 conférences, débats et ateliers gratuits – 44démos – 4 grandes thématiques : Veille, Search et Analyse stratégique, Intelligence collective & Stratégies 2.0, Réseaux & Savoirs, Maîtrise du risque et gouvernance stratégique.

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Découvrez le programme complet sur www.le-mis.com et suivez également l’activité du salon sur les réseaux sociaux : Viadeo, Twitter, Facebook

Cordys est une société spécialisée dans le développements de solutions de BPM (Business Process Management) pour l’entreprise. En particulier Cordys développe un certain nombre de produits de workflow, dont Cordys Process Factory, solution de wordflow en cloud computing, interfaçable avec Google Apps.

Les solutions de Cordys ont été en particulier adoptées en France par des grands-comptes comme Valeo en complément de leur infrastructure Google Apps pour la gestion de leurs applications métiers.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande d’information complémentaire sur Cordys Process Factory et l’intérêt que cela pourrait présenter pour votre entreprise et l’automatisation de ses processus métiers.

[Cet article est une adaptation du billet publié dans le site Kimind dédié à Google Apps]

Depuis que les comptes Google Apps ont été “transitionnés” (peut-être encore en cours pour certains domaines), nous sommes submergés de demandes de support concernant deux situations :

1/ un utilisateur n’arrive plus à ouvrir simultanément son compte perso gmail.com et son compte professionnel Google Apps dans son navigateur

2/ un utilisateur n’arrive plus à ouvrir simultanément ses différents comptes Google Apps, ce qu’il faisait sans problème il y a encore quelques semaines

En fait, depuis cette transition de Google vers une authentification unique, il n’est plus possible d’ouvrir en parallèle dans un même navigateur différents onglets pointant vers comptes Google différents. En tant qu’utilisateurs avancés, nous étions nombreux à peu à peu avoir créé plusieurs domaines Google Apps pour nos différentes activités personnelles, associatives ou professionnelles, ou tout simplement à utiliser des comptes gmail.com perso en addition de nos comptes pro. Il n’était donc pas rare d’avoir des utilisateurs comme moi-même travaillant sur 3, 4 voire 6 comptes Google Apps en parallèle, ouverts dans le même navigateur, ce qui représentait un énorme bénéfice et gain d’efficacité jusqu’au début de la fameuse “transition” Google.

Depuis, Google a donc changé les règles, et suite à l’homogénéisation de l’authentification grand public et Google Apps, il n’est plus possible de travailler de la sorte. Mais Google a remplacé ce mécanisme initial en donnant la possibilité de se connecter jusqu’à trois comptes Google (et Google Apps “transitionnés”) simultanément, et en autorisant de switcher de l’un à l’autre.

Mais pour rendre opérationnelle cette fonctionnalité-là, il faut d’abord activer le mode “multi-compte” de son compte Google, ce qui n’est pas fait par défaut.

Pour cela, il faut aller dans ses paramètres de compte, accessibles à partir du menu lié à son adresse email en haut de votre fenêtre de Gmail par exemple (certains domaines ont encore la barre de navigation ancienne version, pas celle de ma copie d’écran ci-dessous, et dans ce cas il faut aller dans les paramètres de messagerie, dans l’onglet Comptes, et dans le lien Paramètres de compte).

Dans la page des paramètres de compte, il faut repérer l’option “Connexion multicompte” (“multiple sign-in” en anglais) et l’activer. Il vous faudra valider un certain nombre de pré-requis, dont la mention vous indiquant que cette option multi-compte rend impossible l’utilisation du mode offline de Gmail. Google nous oblige donc à choisir entre l’un ou l’autre…

IL FAUT FAIRE CELA POUR CHACUN DES COMPTES GOOGLE ou GOOGLE APPS QUE VOUS POSSEDEZ.

Ensuite pour pouvoir switcher d’un compte à l’autre sans être obligés de ce déconnecter, il suffit dans ce même menu lié à votre adresse email dans la barre de navigation du haut, de sélectionner l’optoin “Changer de compte”.

Pour vous connecter à un nouveau compte, il faut sélectionner l’option “Se connecter à un autre compte” et s’identifier la première fois avec l’authentification de cet autre compte.

Ensuite dans le menu lié à l’adresse email, lorsqu’on fera “Change de compte”, on verra apparaître la liste de ses comptes ouverts, et il sera possible de basculer de l’un à l’autre.

Précisons également que c’est au même endroit qu’apparaissent les comptes que vous avez en délégation, comme dans ma copie d’écran ci-dessous.

Pour terminer, mentionnons également qu’une autre façon d’ouvrir plusieurs comptes Google en parallèle, “à l’ancienne”, est de les ouvrir soit dans des navigateurs différents, soit par exemple l’un dans une fenêtre normale du navigateur, l’autre dans une fenêtre “incognito”, ce qui crée une session totalement étanche. Très pratique dans Chrome par exemple, cela permet de travailler sans problème sur deux comptes à la fois. Mais pas plus.

J’espère que ces explications rendront le passage plus facile à tous ceux qui avaient pris l’habitude de travailler avec plusieurs comptes Google Apps ou gmail en même temps. Avouons que Google nous a fait ici un petit cadeau empoisonné puisqu’on devient moins efficace en gestion multicompte Google Apps, même si au final c’est pour une bonne raison, celle d’homogénéiser l’accès à tous les services Google, professionels et grands publics, et rendre ainsi possible d’utiliser avec Google Apps des services comme Analytics, AdWords, Feedburner, Picasa, et une soixantaine d’autres.

Le 10 mai 2011 nous organisions une table-ronde autour des retours d’expérience Google Apps de trois de nos clients PME, Hédiard, Mr.Bricolage et Transvins Distribution.

Collaboratif-info était présent et revient sur l’événement le 19 mai dans un article publié sur leur site.