Une organisation peut-elle devenir “email-free” ?

(article publié également sur le site de 362.0)

Drôle de question. Travailler sans utiliser d’emails ? Impossible répondrez-vous spontanément !

Et pourtant… C’est maintenant possible et nous pouvons l’affirmer haut et fort, le niveau fonctionnel nécessaire pour que cela soit possible est atteint depuis quelques mois, y compris pour les entreprises !

En effet à toute la panoplie des nouveaux services collaboratifs nés ces dernières années, est venue s’ajouter la brique manquante pour pouvoir se débarrasser de l’email : l’outil conversationnel de type micro-blogging à la twitter. Dans son implémentation plus riche, cela donne  FriendFeed ou le wall de FaceBook dans l’univers grand public, Google Buzz et SocialWok dans le monde de l’entreprise.

Bien que fervent défenseur du zéro email depuis l’année 2000, nous avons pris conscience il y a seulement quelques mois que c’était enfin 100% possible, en particulier à travers 2 projets distincts initiés à la mi-2009 et pour lesquels nous avons déployé l’ensemble des outils collaboratifs formant le socle de l’entreprise 2.0.  Après quelques mois d’utilisation, nous avons été frappés par le fait que certains membres de ces groupes de travail n’utilisaient plus du tout l’email pour communiquer entre eux. Plus aucun email ! Ces projets sont donc devenus réellement email-free !

En fait la rupture a été visible lorsque d’autres utilisateurs de ces groupes, qui eux n’avaient pas encore franchi ce pas, sont revenus à la charge en disant qu’ils avaient envoyé un email auquel il n’avait pas été répondu. Eh oui… les boites aux lettres n’étaient plus consultées, puisque les discussions entre les membres des projets étaient maintenant toutes produites et centralisées dans l’outil conversationnel partagé. Et que le fruit du travail collectif, devant être capitalisé ou à destination de l’extérieur du groupe, était produit, partagé et traité de manière collaborative dans la suite bureautique en ligne ou dans le wiki, les commentaires autour de ces documents étant produits également dans l’outil conversationnel.

Donc la réponse à la question posée dans le titre de ce billet est OUI ! Il est possible aujourd’hui d’être email-free ! Email-free au moins dans le fonctionnement interne d’un groupe de travail. Et cela est une avancée majeure pour la productivité individuelle et collective, ainsi que pour la capitalisation du savoir-faire et des connaissances de l’organisation.

Comment devenir email-free ?

1. utiliser une suite bureautique collaborative en ligne pour concevoir en temps réel vos documents (traitement de texte, tableur, formulaires, etc…)
2. utiliser un wiki comme portail de projet, où toute l’information de votre projet sera consolidée, produite et/ou liée. Où tout membre du groupe ou tout nouvel entrant, pourra y faire référence à tout moment pour y trouver l’information qu’il souhaite.
3. utiliser un outil conversationnel, au minimum un outil de micro-blogging, “à la twitter”, mais encore mieux un outil de micro-blogging gérant visuellement les fils de discussions afin de pouvoir animer de vraies discussions dans le temps (comme l’a initié FriendFeed et qui devient peu à peu la norme implicite des outils conversationnels d’entreprise, cf. copie d’écran plus haut).

Par exemple, voici chez Kimind, l’infrastructure collaborative que nous utilisons :

• Google Apps : pour la bureautique collaborative en ligne, les agendas partagés, les espaces de travail collaboratifs (wikis), le chat, et les formulaires (invitations aux événements, sondages, …). A noter que tout ce qui est produit est historisé (versionning complet des documents, des wikis, des chats, etc.), donc parfaitement sécurisé et capitalisé.  Remplace tous les échanges d’email comprenant des fichiers bureautiques attachés. Plus de fichiers bureautiques non plus stockés sur les PC en local. Google Apps gère aussi bien entendu les boites aux lettres des salariés, pour pouvoir communiquer par email vers l’extérieur du groupe.
• SocialWok : pour le micro-blogging et le conversationnel, parfaitement intégré à Google Apps, et permettant de démarrer une conversation autour de n’importe quel document créé dans Google. Remplace tous les échanges d’email pour discuter autour d’un document ou d’une information.
• Highrise : pour le CRM, permettant de conserver l’historique de toutes les conversations et actions autour d’un client. Toute l’info client regroupée en un seul endroit, plus d’email circulant en interne à ce sujet.
• Diigo : pour l’outil de social bookmarking, permettant à l’ensemble du groupe de faire une veille collaborative quotidienne, et en faire bénéficier également l’ensemble de nos membres et de nos lecteurs. Plus d’emails échangés avec des bookmarks qui traînent., le ca
• WordPress : pour notre site web, gérant à la fois les pages institutionnelles, les billets de blog et les simples formulaires de contact.

Devenir email-free, c’est sortir du cercle infernal de la journée de travail pilotée par l’arrivée des emails. C’est pouvoir retravailler par contexte, en déterminant les plages horaires consacrées à telle ou telle activité. C’est être efficace individuellement, puisqu’il n’est plus nécessaire d’organiser l’information que l’on reçoit, elle est déjà organisée. C’est être efficace collectivement car l’information est produite directement là où elle doit être consommée par le reste du groupe.

Devenir email-free, c’est accéder à une nouvelle forme d’organisation du travail, celle qui constituera notre future façon de travailler à tous. N’est-ce pas l’objectif qu’ont souhaité atteindre les concepteurs de Google Wave ? N’est-ce pas pour cela que leur produit, bien qu’imparfait aujourd’hui, a provoqué un tel engouement ?

Sera-t-il possible d’étendre ces nouvelles façons de travailler d’un groupe de quelques dizaines de personnes à des organisations de plusieurs milliers de personnes ? La réponse est déjà évidente pour des praticiens comme nous qui voyons au jour le  jour les changements d’usage chez les grands-comptes ayant adopté ces outils et que nous accompagnons au quotidien.

Et vous ? Etes-vous email-free ? Quand comptez-vous le devenir ?