Kimind Consulting

Depuis quelques mois, Google fait face à un problème récurrent concernant la gestion de multiples comptes Google Docs (associés à Google Apps) et des droits d’accès correspondants. En effet, lorsqu’un utilisateur gère plusieurs comptes simultanément, que ce soit un compte personnel (gmail.com par exemple) et un compte Google Apps, ou plusieurs comptes Google Apps, des messages d’erreur peuvent apparaitre lorsque l’utilisateur tente d’accéder à certains documents Google Docs, lui en interdisant les accès.

Le contexte

Depuis le lancement de Google Apps en 2007, Google avait implémenté une véritable gestion de cookies personnalisée pour chaque compte Google Apps qu’un utilisateur pouvait ouvrir dans son navigateur internet. Il était par exemple possible sans aucun problème d’utiliser 2, 3, 6 ou plus, comptes Google Apps simultanément dans le même navigateur, et de travailler indépendemment dans n’importe lequel des onglets ouverts sur chacun de ces comptes, sans qu’il n’y ait de mélange ou d’erreurs d’authentification pour passer de l’un à l’autre.

Depuis la fin mars et la modification en cours de l’infrastructure d’authentification qui va permettre à Google d’associer également les services grands publics à Google Apps grâce à une authentification homogénéisée, Google Docs ne fonctionne plus correctement dans cette phase transitoire et provoque quelques problèmes qu’il faut connaître pour pouvoir les contourner aisément.

Le problème

Prenons l’exempe suivant :

En attendant, si vous êtes dans une telle situation (utiliser plusieurs comptes Google), vous risquez de vous retrouver  à ne pas pouvoir accéder à certains de vos documents à cause de ce message d’erreur, et rester bloqué ne sachant pas quoi faire et vous demandant pourquoi Google vous interdit l’accès à un document que vous avez vous-même créé ou déjà ouvert (situation que nous vivons au quotidien, et qui arrive régulièrement à nos clients également, surtout entre comptes Google gmail.com et leur compte Google Apps).

Solution

1/ la solution radicale, si vous n’utilisez que 2 comptes, est d’utiliser 2 navigateurs différents pour accéder à chacun de vos comptes (ou le mode privé de vos navigateurs). FireFox par exemple pour votre compte perso gmail.com et  Chrome pour votre compte Google Apps. Ainsi les deux comptes seront gérés dans 2 environnements totalement différents et aucun problème ne se posera.

Par contre si vous avez déjà été confronté au message d’erreur, il vous faut tout d’abord vider le cache et les cookies de votre navigateur avant de recommencer à travailler sur votre compte. Sinon le message d’erreur subsistera, car il s’agit en fait d’une erreur de gestion des cookies.

2/ Si vous utilisez plus de 3 comptes (avec 3 comptes on peut s’en sortir en rajoutant IE comme navigateur pour le 3 ème compte, même si nous déconseillons fortement l’utilisation d’IE, trop lent et consommateur de ressouces) vous n’avez plus de solution radicale, vous êtes obligé de cumuler au moins 2 comptes dans un navigateur.

Il faut alors être vigilant quand le message d’erreur d’accès à un document arrive. Il faut se rappeller que ce message d’erreur est un bogue de Google, que ce n’est pas un réel problème d’accès à votre document sur lequel vous êtes sûr de posséder les droits. Il faut alors fermer le compte avec lequel Google essaye d’ouvrir le document, revenir sur la page Google Docs générale du compte cible, et la raffraichir, et réouvrir le document souhaité. Normalement le document devrait s’ouvrir cette fois correctement.

Nous avons remarqué que cette erreur était systématique sur les documents de type spreadsheet et pas forcément sur les docs et les slideshow, bien que  depuis 2 à 3 semaines, elle semble être devenue systématique également sur ces derniers.

Conclusion

La nouvelle infrastructure d’authentification en cours de déploiement par Google possédera une option explicite de gestion des comptes multiples, y compris sur l’équivalent actuel des comptes grand public gmail.com qui ne permettaient pas actuellement la gestion de comptes multiples contrairement à Google Apps. Elle devrait donc résoudre le problème  et permettre à nouveau aux utilisateurs avancés de Google, ou tout simplement ceux utilisant Google dans plusieurs contextes différents (vie personnelle, professionnelle, étudiante, associative, etc.), de travailler de manière efficace et productive.

Car avec le succès grandissant de Google Apps et son intégration dans plus en plus d’entreprise, d’universités et d’associations, c’est bien à une telle situation que nous courrons rapidement, celle où beaucoup d’entre nous utiliserons au quotidien plusieurs comptes Google Apps simultanément, switchant tout au long de la journée de l’un à l’autre (j’en utilise 6 en permanence par exemple). Il est clair que Google doit nous permettre de travailler simultanément sur tous ces comptes, avec des pages ouvertes dans plusieurs onglets d’un même navigateur, comme cela était le cas depuis 2007 jusqu’à ces derniers mois avec les comptes Google Apps.

Nous mettrons à jour évidemment cet article au fur et à mesure de l’évolution de la solution par Google.

Google a décidé de mettre fin à Google Wave, un service expérimental de collaboration et de communication temps réel… Apparemment la mayonnaise n’a pas pris, les habitudes à changer parmi les utilisateurs étant trop importantes. Google Wave préfigurait le futur de la messagerie électronique, ayant bénéficié d’un énorme engouement de la part des initiés, mais pas vraiment de la part des utilisateurs.

Google décide donc d’arrêter purement et simplement le service, aussi bien celui diffusé auprès du grand public que celui intégré à Google Apps (lancé il y a 3 mois…). De larges parties de codes de Google Wave seront reprises dans les différents produits, comme on l’a déjà vu pour Google Documents avec sa nouvelle interface de collaboration 100% temps réel, où chaque caractère tapé est immédiatement visible par n’importe quel autre collaborateur connecté en même temps sur le document.

Il est aussi assez évident qu’un des atouts majeurs de Wave, qui était la capacité à créer des robots interagissant avec le contenu des messages sera également réutilisé un jour ou l’autre dans les différents services de Google.

En attendant, Google Wave restera disponible à l’usage probablement d’ici la fin d’année, et des outils d’extraction des données seront proposées pour que les utilisateurs qui le souhaitent puissent récupérer leur existant.

En tout état de cause, nous vous déconseillons dorénavant de promouvoir ce service auprès de vos utilisateurs, et de le supprimer de la liste des services disponibles de Google Apps si vous n’en aviez pas encore fait l’usage.

Google Wave peut-être favorablement remplacé par des services comme Google Docs pour la co-écriture, et Google Buzz qui arrive bientôt pour l’aspect conversationnel. SocialWok (disponible dans la marketplace) est également une excellente alternative pour l’aspect conversationnel, c’est la solution que nous utilisons chez Kimind depuis plus d’un an maintenant.

Bien entendu ceci ne remet en cause en aucune façon l’utilisation des services standards de Google Apps (Docs, Sites, Calendar, Mail, Chat, etc…). Pour mémoire Google publie régulièrement dans ce qui est appelé le lab des services expérimentaux que les administrateurs peuvent ou non activer, et qui tant qu’ils ne sont pas officiellement intégrés à la suite Google Apps en tant que service standard, peuvent être arrêtés par Google.

Source: blog de Google

Il y a quelques mois, Google lançait la market place Google Apps, une liste de services complémentaires venant se greffer à Google Apps, et publiés par des éditeurs tiers. Google Apps devenait alors une plate-forme à part entière, dans la lignée des appstore pour mobile, ou de manière plus proche, telle que force.com offre une liste de services complémentaires à salesforce.com.

Il est clair que cette vision plate-forme est un véritable succès. Ce succès est dû à sa facilité de mise en oeuvre, grâce au fait que les applications soient hébergées, disponibles en mode SaaS et tournant dans le cloud. Un seul click et n’importe quelle application dont vous avez besoin pour votre système d’information devient disponible.

Google, toujours une longueur d’avance

Google prend une fois de plus un longueur d’avance sur ses concurrents que sont Microsoft et IBM, qui n’en sont qu’à lancer leurs propres équivalents (?) de Google Apps…

Que trouve-t-on dans la marketplace de Google Apps ? Des services de CRM, des services de mindmaps, des services de dessin vectoriels, des services de réseaux sociaux d’entreprise, des services de gestion de projet, des services de facturation et de comptabilité, des services d’emailing, des services de workflow, etc…

Tous ces services ont accès aux données de votre Google Apps, et ils peuvent ainsi réellement interagir avec vos données de messagerie ou de documents. Par exemple le service de workflow sera capable d’aller écrire ou lire des informations dans un de vos documents tableur et automatiser ainsi un certain nombre de tâches de collecte ou d’alimentation de données, avec validation par différentes personnes en suivant un processus déterminé.

Autre exemple, une petite entreprise qui se lance et veut bâtir un système d’information solide et moderne pour soutenir son activité, n’aura qu’à acheter Google Apps, des services associés de CRM, de billing et de comptabilité, d’emailing et de gestion de projets, et elle sera tout aussi bien équipée qu’une société bien plus importante ayant investi des sommes colossales pour bâtir la même architecture, avec une équipe d’informaticiens pour gérer tout cela. Ici plus de maintenance, plus de mises à jour de logiciels, plus de serveurs à gérer, plus d’espaces de stockages associés, plus de personnel informatique dédié à cette maintenance, bref… plus de soucis, une efficacité directe et une fiabilité bien plus importante que celle que pourrait délivrer n’importe quel service informatique traditionnel.

Tout ceci était impossible ne serait-ce qu’il y a quelques mois. Nous assistons devant nos yeux à une démocratisation sans précédent des systèmes d’information d’entreprise.

Cela va changer à tout jamais le paysage informatique, et donner réellement la possibilité à toutes les structures, quelles que soient leurs tailles, et quasiment quels que soient leurs budgets, de pouvoir travailler aves des outils de professionnels dans tous les domaines de leur système d’information. Cela devrait permettre d’accroître drastiquement la performance des entreprise ains que leur impact sur l’économie mondiale. Entre l’Internet qui a permis aux PME de toucher des marchés inexploités jusqu’à présent (l’effet longue traîne) et l’internet qui leur permet maintenant de gérer des systèmes d’informations évolués qu’ils n’auraient jamais eu les moyens auparavant de se payer, nous sommes entrés dans une nouvelle ère de la gestion d’information, et espérons-le de l’organisation et du management qui vont avec.

Quels prix pour les services de la marketplace ?

Budgets réduits, oui. Mais les éditeurs de services sont-ils en train de prendre les bonnes décisions en matière de business models ? On pourrait fort justement se poser la question lorsqu’on regarde la tarification de certains services de la marketplace. Rappelons tout d’abord que Google Apps est facturé 40€ par an et par utilisateur. On pourrait alors imaginer assez facilement que des services complémentaires soient facturés moins chers que les propres licences de Google Apps. C’est le cas de services comme RunMyProcess (30€/an par utilisateur) ou de SocialWok ($36/an par utilisateur). Mais ce n’est malheureusement pas le cas de beaucoup d’autres services, qui facturent jusqu’à $10/mois par utilisateur, soit des prix pratiqués dans beaucoup de services SaaS indépendants.

Des services complémentaires de Google Apps facturés 2 à 4 fois plus chers que Google Apps lui-même, est-ce justifié ? Surtout si l’on doit acheter plusieurs services ensemble ? Car dans ce cas le budget risque rapidement d’être relativement important si vous cumulez, et de finalement freiner le taux d’équipement pour le moins des petites entreprises.

Je pense qu’en fait les éditeurs n’ont pas vraiment réfléchi encore de manière globale, et comme il n’y a pas de réelle concurrence encore, le marché n’en est pas encore à s’autoréguler. Si on regarde l’Apple Store et comment les prix ont évolué lors de son lancement, on voit bien que des prix bas se sont rapidement mis en place, car les développeurs ont vite compris qu’il valait mieux vendre beaucoup mais pas cher, que peu et cher. Et la concurrence a vite fait de booster la compréhension du phénomène. Beaucoup des vendeurs de la marketplace de Google Apps ne l’ont pas encore compris je pense, ce qui va freiner indubitablement leur taux d’adoption, et c’est bien dommage.

Faudrait-il que Google implémente une règle telle que l’obligation de ne pas dépasser le prix annuel d’une licence Google Apps ? Cela afin de permettre aux utilisateurs de Google Apps d’acheter le maximum de services complémentaires plutôt que de se limiter à cause de budgets ? Je n’ai pas de réponse à cette question, mais elle mérite d’être ouvertement posée.

A quand des services français ?

De plus en plus de services s’ajoutent quotidiennement à la marketplace, mais pour l’instant l plupart sont d’origine américaine. Impossible de trouver des services de comptabilité ou d’emailing français. Cela va donc grandement limité l’adoption par les PME françaises de ces services. Est-ce dû à un plus faible taux de pénétration de Google Apps sur le marché français, ou au fait qu’il existe encore peu de services français en pur SaaS ? Et que ceux qui existent n’ont pas encore compris l’intérêt d’être présents dans la market place Google ? Il en va sûrement d’un peu toutes ces causes.

Il faut espérer que les acteurs français du marché se réveillent rapidement, et fournissent des services spécialisés et adaptés à notre marché local, car sinon nous serons encore une fois en retard et notre propre économie ne tirera pas profit de cette avancée majeure qu’est l’écosystème de Google.

L’exemple d’ExamGeneral

En tout cas de notre coté, chez Kimind, nous poussons nos clients à faire le saut, et à intégrer cette nouvelle dimension le plus rapidement possible dans leurs services en ligne. C’est ce que nous avons fait avec ExamGeneral (http://www.examgeneral.com), service de création et de prise d’examens en ligne. C’est un service que Kimind a conçu, réalisé et produit pour le compte de la startup californienne ExamGeneral, et dès le mois de mars, lorsque la marketplace a été présentée en avant-première, nous avons soumis les premières spécifications fonctionnelles à l’équipe dirigeante, avec le business model associé, afin de démontrer le potentiel important pour ExamGeneral de la mise en ligne d’un tel service complémentaire.

De plus, ExamGeneral s’adressant en grande partie du marché de l’éducation, le bénéfice est double, puis Google Apps for Education équipe déjà plus de 8 millions d’étudiants de par le monde. C’est donc permettre à ExamGeneral de toucher immédiatement un nouveau marché de plusieurs d’utilisateurs d’un coup et d’un seul, juste en étant présent dans la place de marché de Google Apps.

Nos équipes sont en cours de réalisation de l’interfaçage avec Google Apps, et ExamGeneral devrait être disponible dans la marketplace au cours du mois de septembre. L’intégration se fait à plusieurs niveaux, tout d’abord au niveau de l’authentification des utilisateurs, qui s’appuie sur celle de Google Apps. Puis elle se fait au niveau des données eux-mêmes, les professeurs pouvant associer à leurs cours et à leurs examens des documents provenant de leurs Google Docs.  Puis les résultats d’examens seront automatiquement déversés dans Google Spreadsheet afin d’être consolidés et partagés par qui de droit.

ExamGeneral est donc un exemple parfait d’intégration d’un service extérieur à la marketplace, qui à la fois va tirer profit de l’écosystème de Google pour accroître ses part de marché, tout en mettant à la disposition de ses utilisateurs de services complémentaires qu’il aurait été idiot pour ExamGeneral de développer en propre. Et à l’inverse Google offrira indirectement à ses millions d’utilisateurs un service d’examen en ligne adossé à Google Apps.

Conclusion

Si vous êtes éditeurs de solution en SaaS et que vous lisez ces lignes, réfléchissez vite à tirer profit de cette opportunité qui vous est ouverte. Des places sont à prendre en ce moment, puisque c’est le début. Lorsque tous les concurrents d’un domaine seront présents dans la marketplace, il sera plus difficile de se différencier. Mais là c’est le début, et le bon moment pour y investir. De plus ce sont des projets en général courts, le premier niveau d’adaptation étant simple, et le reste pouvant se développer de manière incrémentale.

N”hésitez pas à nous contacter pour en discuter et réfléchir ensemble sur les différentes formules possibles.

Avez vous déja pensé à migrr votre mode de collaboration vers  ”les nuages” ? Peut-être que le moment est venu que vous fassiez un grand pas pour votre organisation !

Google a récemment lancé la campagne “Go Google Cloud Calculator”: c’est une démonstration  qui vous permettra de voir les perspectives de tous les avantages que Google Apps va apporter à votre organisation. Après avoir été sur le Gone Google Cloud Calculator, entrez le nombre de collaborateurs de la société, et vous obtiendrez des détails sur les économes que vous pourrez réaliser et les gains en matière de productivité dont vous bénéficierez en optant pour Google Apps.

Vous avez certainement remarqué le bouton Feedback à droite de votre écran sur la page de Kimind. En effet, ce bouton nous sert  de lieu d’échange participatif, où vous pouvez à la fois nous poser des questions, relever des bugs que vous auriez rencontré dans les produits que nous revendons (Google Apps, XWiki, SocialWok, RunMyProcess, etc.), discuter avec d’autres utilisateurs de la communauté Kimind, etc…

Par ce service participatif, aussi convivial que pratique, la communauté des utilisateurs Kimind et nous-même serons toujours en contact et pourrons échanger librement sur les différents sujets qui nous préoccupent au quotidien.

 

 

mercredi 9 juin à 9h30
Centre Cerise à Paris
Cliquez ici pour plus de détails et pour vous inscrire

Voici une très intéressante interview de Nicole Turbé-Suetens par Jean-Michel Billaut. Jean-Michel l’y interview au sujet de la sortie de son livre “Le télétravail : les salariés sont prêts !” édité chez Pearson. Très précise comme à son habitude, Nicole décrit très bien les nombreux freins que nous avons en France pour libérer nos organisations, et comment il faudrait faire bouger les choses.

.. mais pas notre élite gauloise (Medef, Elus, Gouvernement…) from Jean Michel Billaut on Vimeo.

Vous pouvez lire les commentaires de Jean-Michel suite à l’interview dans son billet original dont est extrait cette vidéo. Et au passage, un grand merci à Jean-Michel pour l’excellence de son travail d’interviewer depuis toutes ces années dans son Billautshow

Ca y est, un an après son lancement officiel en version bêta, Google Wave est disponible publiquement (http://wave.google.com), mais aussi en tant que service intégré à Google Apps !

Depuis aujourd’hui donc, n’importe quel domaine Google Apps, standard, premier ou education, peut ajouter le service Wave et le rendre disponible ainsi à tous ses utilisateurs.
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(article publié également sur le site de 362.0)

Drôle de question. Travailler sans utiliser d’emails ? Impossible répondrez-vous spontanément !

Et pourtant… C’est maintenant possible et nous pouvons l’affirmer haut et fort, le niveau fonctionnel nécessaire pour que cela soit possible est atteint depuis quelques mois, y compris pour les entreprises !

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Vous avez peut-être remarqué depuis quelques jours des problèmes en tentant d’accéder depuis votre messagerie Google Apps à Google Docs e cliquant sur le lien “Documents” en haut de page ou en tentant d’accéder directement au service à travers l’URL docs.mondomaine.com. Google vous redirige vers une page Google Docs “grand public” qui ne vous donne pas accès à votre Google Apps professionnel.

Après investigation, cela semble provenir de la récente mise à jour des cookies d’authentification de Google Apps, permettant de “déloguer” un utilisateur à distance (cf. notre billet sur le sujet). Pour corriger le problème, il vous suffit normalement de nettoyer les cookies et le cache de votre navigateur sur les dernières semaines. Pour cela vous devez aller dan les options de FireFox ou de Chrome et sélectionner les options adéquates (“Effacez les données de navigation…” ou “Effacez l’historique récent…”)

Vous devriez alors retrouver sans problèmes l’accès à Google Docs. A nos clients : n’hésitez pas à nous contacter si le problème persiste ou avez besoin de plus d’informations, et transmettez cette information à vos utilisateurs bien entendu.

UPDATE: les ingénieurs Google sont en train de résoudre le problème. Il se pose quand on a un compte Google Docs grand public ouvert en même temps que son (ou ses) comptes Google Apps. Une solution temporaire au problème consiste à faire un logout de son compte Google Docs grand public pour continuer à utiliser son Google Apps tranquillement. Sinon le problème revient régulièrement.

UPDATE2: le problème se produit également lorsqu’on a plusieurs comptes Google Apps ouverts simultanément. Le premier lien documents marche bien, mais le lien dans le second Google Apps ne marche plus.

UPDATE3 (10 mai): problème à moitié résolu, dans le sens que tout va bien sur Google Apps maintenant quand on clique sur le liens “Documents”, mais à chaque nouvelle session de navigateur, au bout du second compte Google Apps ouvert, il demande à quel compte on souhaite se connecter, ce qui est un peu pénible. Au moins on réaccède à ses documents sans problème…